Université Lyon 1- Secrétaire de Département H/F - Université Claude Bernard Lyon 1

Le département génie civil construction durable (GCCD) de l'IUT Lyon 1 forme 400 étudiants aux métiers de technicien supérieur en BTP (bâtiment, travaux publics). Il accueille également les 250 étudiants qui suivent une formation génie civil à l'UCBL en dehors du département GCCD.

Le département est actuellement composé de 39 enseignants, 5 personnels BIATSS dont 3 sont au secrétariat du département et 2 sont des personnels techniques gérant et maintenant les nombreux bancs de TP du département. En outre, le département héberge toutes les autres formations en génie civil de l'université Lyon 1 : 250 étudiants de la L2 GC au M2 GC et 6 enseignants/enseignants-chercheurs.

La gestion du département est effectuée conjointement par le chef de département et le secrétariat. Il assure des missions de scolarité et de gestion financière. Les activités pédagogiques sont coordonnées par le chef de département associé à un directeur des études et des responsables de semestre.Les missions principales sont :

- L'accueil des étudiants (BUT, L2 GC, L3 GC et master GC 1 et 2), des personnels du département (y compris le personnel hébergé), et des enseignants vacataires
- La gestion de la scolarité des BUT, licences pro du département génie civil (environ 400, étudiants) : suivi des absences, saisie des notes et préparation des jurys dans APOGEE
- La participation à la mise en place des conventions de stage sous Mon Stage

Activités principales :

- Assurer l'accueil physique et téléphonique (personnels, enseignants, étudiants, vacataires, professionnels du BTP)
- Renseignements téléphoniques et par mail : lycéens (Parcoursup) ; étudiants en réorientation ; entreprises, etc.
- Assurer la transmission des informations aux différents services.
- Assurer l'interface entre le département et le service de scolarité de l'IUT.
- Assurer le soutien logistique de l'activité du service : courrier ; transport de cartons d'archives, etc.
- Assurer les activités de scolarité de département : inscriptions pédagogique des étudiants, suivi des absences, gestion des stages, etc.
- Assurer les activités usuelles de secrétariat.

Compétences attendues :

- Travailler en équipe
- Sens de l'organisation
- Savoir gérer son activité en autonomie dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir rendre compte
- Compétences rédactionnelles : maîtrise de l'orthographe et de la syntaxe
- Sens relationnel : communiquer et faire preuve de pédagogie
- Apprentissage aisé et utilisation de logiciels spécifiques à l'activité
- Savoir travailler en étant interrompu régulièrement

Connaissances :

- Élaboration de documents : maîtrise de « Word » et « Excel »
- Techniques de communication

Savoir être :

- Rigueur
- Fiabilité
- Réactivité
- Autonomie
- Adaptabilité