Agent de Gestion Administrative Affaires Générales - Mairie de St-Martin-D Heres H/F - Communes

Le service État civil et Démarches Citoyennes est rattaché à la Direction Affaires Juridiques et Citoyennes. Il a pour principales missions d'assurer l'accueil et de gérer les demandes administratives concernant notamment les questions relatives à la naissance, au mariage, au décès, d'instruire des dossiers relatifs à l'identité de l'administré (carte d'identité, passeport ...) ainsi que les attestations d'accueil, d'organiser les élections, de recenser les jeunes en vue de leur participation à la journée défense et citoyenneté, de gérer le courrier interne et les cimetières de la ville.

Sous la responsabilité hiérarchique du/de la responsable des affaires générales, au sein d'une équipe, l'agent(e) assure la mission d'accueil administratif de la population sur le secteur affaires générales et instruit les demandes des usagers.

Activités du poste
La grande majorité du temps de travail est dédié à l'accueil du public
Secteur Affaires générales:
- Dossiers concernant l'identité et la circulation des personnes (cartes d'identité, passeports, attestations d'accueil ...)
- Inscription sur les listes électorales des habitants de la ville
- Instruction des attestations d'accueil
- Recensement des jeunes en vue de la journée défense et citoyenneté
- Missions administratives générales: légalisation de signature, certificat de vie ...
- Gestion simultanée de l'accueil physique et téléphonique du public

Participation à l'activité générale du service
- Accueil, information et renseignements du public
- Organisation des élections politiques et présence obligatoire les jours de scrutin (et éventuellement les veilles de scrutin)
- Participation au secrétariat du service
- Contribution occasionnelle aux autres missions du service en cas de besoin (état civil, accueil central, courrier)
- Tenue des statistiques, gestion du courrier, fax, mails...

Connaissances et savoir-faire
- Bases réglementaires état civil, élections..., savoir lire un texte législatif, ou capacité à monter en compétences dans ces domaines
- Écouter et analyser la demande du public pour la gérer dans la légalité, savoir justifier tout refus de demandes particulières, donner du sens auprès du public
- Communication orale et écrite,
- Aisance informatique indispensable (utilisation quotidienne de 6 logiciels métiers spécifiques au quotidien)
- Capacité d'adaptation
- Rechercher l'information auprès des administrations compétentes,
- Instruire les dossiers,
- Travailler en équipe
- Techniques de secrétariat,
- Être capable de s'adapter aux évolutions,

Savoir-être
- Sens du service public et de la relation avec les usagers
- Écriture soignée
- Discrétion et secret professionnels
- Esprit d'initiative
- Qualités relationnelles
- Rigueur et organisation
- Ponctualité et disponibilité
- Bonne présentation
- Conserver la maîtrise des situations et des réactions en toutes circonstances
- Être capable de travailler dans le bruit et de changer d'activité pour répondre aux besoins du service et urgences. Rythme de travail soutenu

Les + de ce poste
Rémunération
- Traitement de base selon la grille FPT
- + Régime indemnitaire motivant :
IFSE cible : 280 € brut / mois