Assistant d'Administration H/F - Service Public

Activités principales :

Exécuter un ensemble d'activités qui concourent au bon fonctionnement du service d'affectation, le Service départemental à la Jeunesse, à l'Engagement et aux sports (SDJES 2A) telles que :

- Assurer le suivi de l'agenda de la cheffe de service et la préparation de réunions,

- Accompagner les PTP dans le suivi administratif des dossiers du service et des plateformes;

- Actualiser des données de suivi d'activité (tableaux de bord, tableaux de statistiques...) ;

- Evaluer les besoins en approvisionnement des fournitures, définir les commandes à passer, vérifier l'état des stocks ;

- Rédiger et mettre en forme les documents, les courriers administratifs, les ranger ;

- Gérer le suivi du courrier du service (entrant et sortant) ;

- Suivre l'actualité locale dans les champs jeunesse, sport et vie associative ;

- Assurer les permanences téléphoniques et du bureau compte tenu des missions souvent nomades des autres agents, orienter les appels.

Connaissance :

- Environnement et réseaux professionnels (domaines jeunesse, engagement, sport et vie associative, la DSDEN, le rectorat, la préfecture, la DRAJES, les administrations, la vie locale du territoire) ;

- Logiciels spécifiques à l'activité (rainbow, photocopieur, ordinateur ...) ;

- Règles d'affranchissement du courrier ;

- Utilisation d'outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, visio agent...).

Savoir :

- Planifier des rendez-vous ;

- Mettre en forme, gérer et classer le courrier ;

- Accueillir, orienter les personnes selon leur demande ;

- Maitrise des outils de bureautique (Pack office) ;

- Saisir et classer des documents numériques ;

- Gérer la logistique du matériel du service et de la DSDEN.

Savoir-faire :

- Capacité à organiser, planifier, classer ;

- Faire preuve d'aisance relationnelle avec les agents du service et de la DSDEN et les partenaires ;

- Autonomie dans la gestion de l'accueil téléphonique du public et de l'orientation des demandes ;

- Travailler en équipe et respecter les plannings ;

- Capacité d'adaptation ;

- Esprit de synthèse.

Savoir être :

-Rigueur et souci du détail;

-Maîtrise de soi (capacité à se contrôler et à maîtriser ses émotions, à prendre du recul par rapport à une situation, à conserver une vision de l'action à mener et à la mettre en oeuvre);

-Discrétion et disponibilité;

-Respect de la confidentialité des données traitées.