Assistant - Assistante de Gestion Administrative H/F - Swot Conseils Rh

Avant d'aller plus loin, posez-vous ces trois questions essentielles :

Avez-vous déjà pris en main toutes les clés de la gestion administrative et comptable d'une petite structure agile, tout en travaillant en étroite collaboration avec le Directeur Général ?

Êtes-vous une personne ultra-autonome, capable de jongler avec plusieurs missions à la fois, de prendre des initiatives et d' anticiper pour faire avancer les dossiers ?

Êtes-vous à l'aise pour communiquer en anglais et/ou italien, afin de collaborer efficacement avec notre maison mère ?

Si la réponse est OUI à ces trois questions, vous êtes peut-être la personne que nous recherchons

Dans le cadre d'un départ en retraite, notre client, une société à taille humaine (moins de 10 collaborateurs), filiale d'un groupe international spécialisée dans la fabrication de composants et systèmes pour le chauffage, la climatisation, la plomberie recherche sa ou son futur.e assistant.e de gestion (F/H).

Vos missions :
En tant qu'assistant(e) de Direction, vous serez le bras droit du Directeur Général et le pilier opérationnel de la société. Votre rôle est transversal et stratégique, et vous interviendrez sur trois grands domaines :

Comptabilité et gestion financière :

Vous prenez en main l'ensemble des opérations comptables sur le logiciel CIEL, depuis l'enregistrement des factures fournisseurs jusqu'au recouvrement des clients. Vous assurez la préparation des factures de commissions pour la maison mère.
Vous pilotez les rapprochements bancaires et contrôlez le cash pooling en lien avec le service comptable italien, tout en préparant les états financiers et les reportings nécessaires.
Vous contribuez à la consolidation des comptes, à la préparation du bilan annuel et au suivi des immobilisations.
Vous êtes également acteur des obligations administratives, telles que la mise en place de la facturation électronique 2026.

Ressources humaines :

Vous pilotez la fonction RH dans son intégralité : élaboration des contrats de travail, avenants, suivi des absences, suivi des congés, RTT, forfaits jours. Vous assurez le suivi des visites médicales ainsi que le suivi du DUERP. Vous pilotez également le plan de formation.
Vous préparez les éléments de paie, gérez les titres restaurants.

Assistanat & Gestion Administrative :

Vous accueillez les visiteurs, gérez les appels, le courrier et la boîte email, et organisez les déplacements professionnels.
Vous supervisez les contrats locatifs et prestataires, les achats de fournitures et le classement documentaire.
Vous êtes moteur dans la préparation et la coordination des salons professionnels, tels qu'Interclima, et veillez à ce que toutes les opérations administratives soient réalisées avec rigueur et proactivité.
Des compétences en communication digitales sont également appréciées.

Votre profil :
Titulaire d'une formation supérieure en assistanat, gestion ou management des PME, vous avez construit votre expérience dans un environnement exigeant où autonomie, polyvalence et rigueur sont essentielles. Vous avez occupé un poste similaire dans une société à taille humaine, avec une expérience significative qui vous a permis de maîtriser toutes les dimensions de votre rôle.

Vous maîtrisez l'anglais et/ou l'italien (niveau B2) à l'écrit comme à l'oral, pour collaborer efficacement avec la maison mère et les partenaires internationaux.

De nature structurée, méthodique et rigoureuse, vous êtes capable de gérer l'ensemble de vos missions en totale autonomie, tout en priorisant et en anticipant les besoins de l'entreprise.

Au-delà de vos compétences techniques et de votre parcours, ce sont vos qualités humaines : humilité, discrétion, réactivité, polyvalence, agilité et pragmatisme qui feront la différence et vous permettront de réussir pleinement dans ce rôle transverse et stratégique.

Conditions du poste :
Agent de Maîtrise - Base 35 heures

Experience: 5 Mois

Compétences: Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité

Langues: Anglais exigé,Italien souhaité

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Activités des agences de placement de main-d'oeuvre

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.