Assistant de Direction - Réfèrent au Secrétariat de Direction - Sdis de Seine-Maritime H/F - Services départementaux d'incendie et de secours

Missions du SDIS :

Prévention et évaluation des risques de sécurité civile ;
Préparation des mesures de sauvegarde et organisation des moyens de secours ;
Protection des personnes, des animaux, des biens et de l'environnement ;
Secours et soins d'urgence aux personnes victimes d'accidents, de sinistres ou de catastrophes ainsi que leur évacuation.

Missions du Secrétariat de direction :

Assister les Directeurs dans les missions de secrétariat ;
Organiser, participer et assurer le suivi des réunions organisées par le Directeur départemental adjoint et/ou le Directeur départemental ;
Apporter une aide permanente au Directeur départemental adjoint en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers qui leur sont rattachés ;
Assurer la gestion administrative interne et la gestion de toutes les relations externes ;
Assurer la conduite du Directeur départemental et du Directeur départemental adjoint lors de ses déplacements à l'intérieur du département comme à l'extérieur.

Affectation géographique :
Direction départementale du SDIS 76

6, rue du verger
76190 YVETOT

Liaisons hiérarchiques :
Chef(fe) de bureau du secrétariat de direction.

Liaisons fonctionnelles N+1
Internes : Chef(fe) de la Sous-direction Territoires et compétences humaines.

Externes : Néant.

Filière(s) et plage(s) de grades du poste :
Adjoint administratif principal de 1ère classe à Rédacteur principal de 2ème classe

Dimensionnement du secrétariat de direction : 3 agents.
Référence métier CNFPT : Assistant ou assistante de Direction

Missions du secrétariat de direction (50%)

Missions principales :
Assurer un soutien à la Cheffe de bureau du secrétariat de direction ;
Assurer l'accueil physique et téléphonique ;
Rédiger des comptes rendus de réunion et divers documents administratifs ;
Enregistrer et distribuer le courrier via le logiciel métier ;
Assurer le suivi des manifestations et de l'organisation des différentes réunions pour les directeurs ;
Participer à des groupes de réflexion ou de travail ;
Mettre à jour les bases communes et les tableaux de bord pour les différents services.

Mission secondaire :
Suppléer la Cheffe de bureau dans ses missions en cas d'absence afin d'assurer une continuité de service.

Missions de la Sous-direction Territoires et compétences humaines (50 %)

Missions principales :
Assurer un appui au sous-directeur des territoires et compétences humaines en termes :
- d'animation du réseau des assistantes des différentes entités de la sous-direction ;
- de participation à l'organisation et la gestion des activités du chef de la sous-direction ;
- de suivi des projets et activités ;
- de réalisation et mise en forme de documents administratifs et de bureautique.

Formations et diplômes Diplôme :

assistante de direction ou expérience significative sur un poste de même type.

Connaissances :
Du fonctionnement de la structure.

Savoir-faire :

Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, Planner) ;

Maîtrise des règles d'orthographe, syntaxe et grammaire ;

Aptitude au management.

Savoir-être :

Aptitude à rendre compte ;

Aptitude au travail d'équipe et à la polyvalence ;

Réactivité ;

Respect des obligations de discrétion et de confidentialité ;

Capacité d'organisation et d'autonomie ;

Disponibilité.