Gestionnaire Administratif et Pédagogique H/F - Service Public

Site d'affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Villetaneuse
Composante / Service : UFR DSPS / IEJ
Composition du service (effectifs) : 28
Fonction d'encadrement : Non
Rattachement hiérarchique : Directrice Administrative de l'UFRAssistance à l'enseignement : gérer et organiser le secrétariat pédagogique de l'Institut d'Etudes Judiciaires
-Référent.e centre d'examen du CRFPA
-Accueil et information des usagers
- Gérer et organiser le secrétariat administratif et pédagogique
-Organiser et assurer le suivi de la campagne d'inscription sur dossiers
-Mettre à jour les documents de rentrée (bases de données, courriers...)
-Assurer le suivi des inscriptions pédagogiques des étudiants en vue de l'inscription à l'examen final
-Organiser les galops d'essais (13 galops par an)
- Référent.e centre examen (CRFPA)
-Préparer le Planning des cours (recrutement de nombreux vacataires professionnels -avocats et magistrats)
-Prendre contact avec les nouveaux intervenants de l'IEJ en partenariat avec le directeur de l'IEJ
-Etablir la liste des heures réalisées par les différents intervenants et demander la mise en paiement
-Organiser les épreuves finales : planning des épreuves, convocations des étudiants suivant les matières choisies
et fonction des dispenses sollicitées (vérification des demandes de dispense et transmission à l'EFB), suivi
logistique
-Mettre en forme et envoyer le courrier du directeur de l'IEJ, et faire le suivi des réponses
-Prendre contact avec les examinateurs de l'examen d'entrée au CRFPA, en partenariat avec le directeur de l'IEJ
-Saisir les notes et établir les procès-verbaux d'examen, réception des réclamations éventuelles
-Organiser les sessions d'examens et les jurys (composition et convocation du jury de l'examen d'entrée au
barreau en application des textes en vigueur)
-Classer et archiver les documents (copies d'examens, des procès- verbaux...)
-Elaborer et mettre à jour la structure des enseignements des formations sur Apogée : Modéliser et suivre
l'évolution des maquettes sur Apogée
-Participer aux différentes enquêtes statistiques
- Accueillir et informer les usagers
-Accueillir physiquement les étudiants et les enseignants
-Renseigner les usagers
-Répondre aux demandes (téléphone, courriel, courrier postal)

Connaissances / Savoir
Connaître le fonctionnement de l'enseignement supérieur
Connaître les règles de scolarité
Avoir une connaissance générale de la gestion administrative
Avoir une connaissance générale des textes législatifs et réglementaires dans le domaine de la gestion
administrative de la fonction publique
Connaitre le fonctionnement du Centre Régional de Formation Professionnelle des Avocats et les modalités de
l'examen
Connaître la structure des enseignements du diplôme et du règlement des examens
Savoir faire
Maîtriser l'expression écrite et orale ainsi que les techniques d'accueil
Savoir rechercher l'information et la transmettre
Maîtriser les outils bureautiques (Word et Excel) ainsi que les applications informatiques de gestion pédagogique
(Apogée, HyperPlanning, E-candidat, ...)
Savoir être
Avoir le sens des relations avec le public (savoir écouter son interlocuteur, analyser sa demande, y répondre de
manière courtoise)
Avoir l'esprit d'équipe en sachant s'impliquer dans un travail de groupe
Savoir être rigoureux et méthodique, disponible dans les moments de pointe
Savoir respecter la confidentialité
Savoir prendre des initiatives
Savoir travailler en autonomie