Gestionnaire Scolarité Master H/F - UNIVERSITE PARIS CITE

L'UFR de Médecine de l'Université Paris Cité dépend de la faculté de santé. Elle accueille environ 25 000 étudiants, 1 400 enseignants et enseignants-chercheurs (essentiellement hospitalo-universitaires) et près de 500 personnels administratifs et techniques. L'UFR offre une formation médicale complète, intégrant cours théoriques, stages hospitaliers et innovations pédagogiques. Elle est également un centre actif de recherche biomédicale, avec une trentaine d'unités de recherche et 210 services hospitaliers partenaires. L'UFR de Médecine est rattachée à 12 hôpitaux franciliens. Le pôle Master de l'UFR de Médecine coordonne l'ensemble des formations de niveau Master proposées en lien avec les sciences médicales, biomédicales et de la santé. Son objectif principal est de former les étudiants à la recherche scientifique et de leur offrir une ouverture interdisciplinaire, en complément ou en parallèle de leur cursus médical ou scientifique. Ce pôle gère les inscriptions pédagogiques, le suivi administratif et l'organisation des enseignements pour les différentes mentions et parcours de Master, qui peuvent être suivis par des étudiants en médecine souhaitant s'orienter vers la recherche (notamment via le parcours Médecine-Sciences ou un Master 2 Recherche pendant l'externat), des étudiants issus de filières scientifiques (biologie, pharmacie, santé publique...), ou encore des professionnels de santé en reprise d'études.- Accueillir, orienter et informer les étudiant-e-s et les enseignants - Gérer et suivre les candidatures sur les plateformes dédiées, en interface avec les responsables de diplômes en ayant au préalable vérifié la recevabilité administrative des candidatures

- Communiquer les modalités d'inscription aux étudiant-e-s et transmettre les éléments nécessaires au service des inscriptions administratives afin de procéder ensuite à l'inscription pédagogique des étudiant-e-s aux enseignements obligatoires et optionnels

- Élaborer les emplois du temps en appui aux responsables d'enseignement

- Faire l'interface avec les établissements tiers en co-gestion de Masters - Assurer le suivi administratif des stages, colliger les notes de stage et des mémoires en vue de leur saisie dans le système d'information (SI) de scolarité - Préparer le calendrier des examens et assurer son affichage et sa publication dans le délai de rigueur

- Réceptionner les sujets d'examens en lien avec les enseignants et préparer la logistique des examens avec les services planning/reprographie et logistique (récolement des sujets d'examen, mise à disposition des copies, brouillons, réservation de salles et des surveillants administratifs)

- Planifier et organiser les délibérations (recueillir les notes d'examens, édition et contrôle des procès-verbaux préparatoires au jury de délibération, organisation du jury) puis assurer la diffusion des notes et résultats (édition des relevés de notes et des attestations de réussite, traiter les demandes d'édition de diplômes)

- Assurer le classement et l'archivage des documents

- Modéliser dans le système de gestion de scolarité les formations rattachées à la composante (structures d'enseignement, modalités d'évaluation des étudiant-e-s, charges d'enseignement, créer les annexes descriptives à chaque diplôme) lors des renouvellements de l'offre de formation (contrat quinquennal) et lors des modifications en cours de contrat, puis veiller à l'actualisation des modalités de contrôle des connaissances et d'évaluation des compétences et à leur traduction dans le SI de scolarité.

- Participer aux événements et à la vie de l'établissement (EDN, ECOS, JPO, remise de diplômes...)

Connaissances

- Connaissance de l'organisation de l'enseignement supérieur et du fonctionnement de l'Université - Connaissance des principes fondamentaux du service public - Savoir planifier les activités en tenant compte des priorités et des échéances - Savoir faire face aux situations d'urgence - Appliquer la réglementation en vigueur et respecter les procédures internes/externes - Connaissance des techniques de gestion administrative - Utiliser les outils bureautiques et tous les logiciels dédiés dans le cadre des missions dévolues au service de la scolarité - Être responsable des données saisies dans ces logiciels - Compétences rédactionnelles
Savoir-faire - Compétences opérationnelles
- Maîtrise des outils bureautiques : Word / Excel / Outlook - Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe - Savoir rendre compte - Communiquer et faire preuve de pédagogie - Mettre en oeuvre des procédures et des règles - Travailler en équipe - Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité - Mettre en oeuvre une démarche qualité - Progiciel de gestion administrative et pédagogique APOGEE - Plateformes de candidatures en ligne eCandidat et Etudes en France - Outil d'enquête LimeSurvey
Savoir-être - Compétences comportementales
- Aisance relationnelle - Autonomie, sens des initiatives et des responsabilités - Sens de l'accueil et du service public - Sens de la diplomatie
Niveau de diplôme souhaité
Niveau III - Bac +2 DUT BTS ou diplôme équivalent