Responsable Administratif Finance & RH H/F - Alliance Ph France

Le groupe (12 à 15 salariés) se structure et professionnalise ses fonctions support. Pour accompagner cette croissance et assurer un relai opérationnel auprès des équipes, nous créons un poste de Responsable Administratif, Finance & RH basé à Bègles.

Vos missions
Finance & comptabilité
Superviser la tenue comptable via PennyLane (imputations, lettrage, pièces, rapprochements)
Préparer les paiements fournisseurs : constitution des lots, priorisation, contrôle
Suivre la trésorerie et alerter en cas de tension
Suivre les encours clients / impayés et coordonner les relances avec les équipes commerciales
Collaborer avec l'expert-comptable (clôtures, fiscalité, déclarations, etc)
Contribuer à la mise en place d'une comptabilité analytique (catégorisation, suivi par activité, produit, type de client, etc)

Administration
Gérer et suivre les contrats (fournisseurs, loyers, assurances, leasing, télécoms, prestataires)
Organiser la documentation administrative (juridique simple, conventions de refacturation, dossiers)
Assurer les relations bancaires (comptes, moyens de paiement, demandes spécifiques)
Veiller au respect des obligations administratives et légales
Préparer les dossiers en lien avec l'export (machines vendues hors UE, formalités légales et douanières)

Ressources humaines
Être le point de contact RH pour les équipes
Préparer et transmettre les variables de paie via MySilae
Accompagner les entrées et sorties (embauches, fins de contrat, périodes d'essai)
Gérer les absences, arrêts de travail, congés, etc.
Suivre mutuelles, prévoyance, médecine du travail
Coordonner les entretiens annuels et contribuer au climat social
Participer aux plans de primes et d'objectifs
Veiller à la conformité RH (droit du travail, temps de travail, affichages, etc.) avec l'appui du cabinet social

Outils, données & reporting
Outils utilisés : PennyLane, Zoho CRM, Prestashop, Looker Studio
Garantir la qualité des données financières et administratives
Produire des indicateurs consolidés
Développer progressivement des tableaux de bord (CA, marges, trésorerie, charges de personnel)
Contribuer aux projets d'intégration des outils (PennyLane - Looker Studio - Zoho) ou de tout autre logiciel que vous jugerez pertinent.

Management
Encadrer et accompagner l'assistante comptable
Déléguer et superviser certaines tâches administratives et comptables
Garantir le respect des procédures internes et du cadre établi
Appuyer le dirigeant sur les décisions financières, administratives et RH

Profil recherché
3 à 7 ans d'expérience en tant que RAF, responsable administratif & RH, office manager finance/RH ou similaire
Solides bases en comptabilité et gestion financière
Maîtrise des variables de paie et collaboration avec un cabinet social
Connaissance de PennyLane, Zoho CRM, Prestashop et/ou Looker Studio
Anglais courant
Notions sur les enjeux import/export appréciées
Organisation, rigueur, fiabilité, autonomie et sens des responsabilités
Autorité naturelle, intelligence relationnelle et capacité à communiquer avec des profils variés
Goût pour les environnements entrepreneuriaux en structuration
Respect strict de la confidentialité

Pourquoi nous rejoindre ?
Un poste clé, transversal et à forte responsabilité
Un rôle central dans la structuration des process du groupe
Un environnement PME concret, créatif et en pleine croissance
Une grande autonomie et une proximité directe avec le dirigeant
Une équipe passionnée, bienveillante et orientée résultats
Une forte évolution possible à moyen terme, selon vos résultats et l'évolution du groupe

Experience: 3 An(s)

Compétences: Fiscalité,Analyse des risques financiers,Audit comptable et financier,Comptabilité analytique,Comptabilité générale,Développement organisationnel,Gestion de la conformité,Gestion des flux financiers,Négociation avec les fournisseurs,Optimisation des processus,Planification de projet,Suivi de la performance,Elaborer, suivre et piloter un budget,Superviser la gestion financière,Améliorer des procédures administratives,Assurer la communication interne,Assurer la conformité réglementaire des opérations,Assurer la gestion administrative d'une activité,Assurer le suivi de la comptabilité, de la facturation et des fiches de paie (seul ou en relation avec des conseils externes),Concevoir et mettre en oeuvre les procédures de gestion administrative interne,Contrôler la conformité des procédures internes,Coordonner et superviser les opérations quotidiennes du service administratif et financier,Coordonner les activités entre les départements,Définir et suivre l'activité des collaborateurs,Développer des outils de gestion des dossiers,Développer des stratégies d'amélioration continue,Faciliter la collaboration entre les équipes,Garantir la fiabilité des comptes et des documents comptables,Gérer la trésorerie, le recouvrement,Gérer les ressources matérielles d'un service administratif,Intégrer des principes d'équité dans la gestion,Mettre en place des outils d'aide à la décision,Optimiser les processus administratifs,Organiser des réunions de coordination,Préparer les dossiers et vérifier les risques potentiels tels que la non-conformité réglementaire,Présenter un budget,Produire les documents de synthèse budgétaire,Superviser le respect des procédures internes,Superviser les procédures de recouvrement de créances,Superviser une clôture comptable

Langues: Anglais exigé,Français exigé

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Activités des sièges sociaux