Chargé d'Accueil Polyvalent - Conseil Departemental de l'Ardeche H/F - Conseils départementaux

Sous l'autorité de la Direction générale adjointe infrastructures (DGAI), Direction des services du numérique (DSN), Service relations usagers et intelligence des données numériques (SRUIDN)

Au sein du pôle gestion des relations usagers, le chargé d'accueil polyvalent assure un rôle multifonctionnel dédiée à la relation avec les usagers et les agents du département. Ses activités, définies et planifiées par le responsable de pôle selon les besoins, garantissent la qualité du service rendu et la continuité des activités.
- Assurer l'accueil physique des visiteurs à l'Hôtel du Département et les orienter vers les services compétents
- Gérer l'accueil téléphonique en garantissant la qualité et la continuité du service aux usagers
- Assurer la gestion des badges d'accès des agents
- Veiller au bon fonctionnement des salles de réunion de l'Hôtel du Département (branchements, télécommandes, piles ...)
- Réceptionner, trier et distribuer les courriers entrants
- Numériser les courriers demandant réponse vers le logiciel Airs Courrier
- Se déplacer pour assurer les tournées de distributions et réceptions de courriers sur le sites Privadois
- Préparer et affranchir les courriers sortants
- Gérer les demandes des usagers sur la plateforme de téléservices
- Guider les agents de la collectivité lors de la déclaration d'un incident (informatique, bâtimentaire, mobiliers, véhicules, ...)
- Gérer les stocks des toners d'impression
- Participer à l'organisation d'événements internes (séminaires, Voeux, ...)

SAVOIR
Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de la Collectivité
Connaissance des règles de base de la fonction chargée d'accueil et d'information
Maîtrise de l'expression écrite et orale

SAVOIR-FAIRE
Capacités relationnelles et rédactionnelles
Capacité à se former sur des nouveaux outils
Accompagner les usagers internes avec pédagogie lors de la prise d'appel
Conseiller les usagers internes
Sens du travail en équipe

SAVOIR-ETRE PROFESSIONNEL
Rigueur, polyvalence, discrétion, disponibilité, écoute

AGREMENTS- HABILITATIONS - PERMIS - DIPLOMES OBLIGATOIRES
Permis B