Gestionnaire de l'Offre de Formation - Ftlv H/F - Université de Lille

Missions du poste

Sous la responsabilité du responsable administratif du service des formations tout au long de la vie, l'agent participe à
la gestion administrative et financière de l'activité des formations professionnelle (formation continue et alternance (hors apprentissage)).

Il assure la gestion administrative, pédagogique et logistique des formations continues proposées par la FSJPS, depuis l'accueil des publics jusqu'au suivi des parcours et la production des documents (devis, contrat de formation, facture...). L'agent garantit l'application des procédures réglementaires de l'université, tout en assurant un accompagnement adapté aux publics adultes en reprise d'études.

Activités principales et associées

- Accueillir, informer et orienter les candidats et les apprenants (téléphone, mail, présentiel).
- Conseiller et accompagner les candidats et stagiaires de formation continue;
- Établir les devis des formations
- Suivre les inscriptions administratives et pédagogiques, en lien avec les services de scolarité logiciels APOGEE, ADE, SDS, eCandidat, Word et excel).
- Assurer le suivi des feuilles d'émargement.

- Mettre à jour et suivre les dossiers administratifs des stagiaires financés (employeurs, OPCO, Pôle emploi, CPF, contractualisation...).
- Alimenter les outils de suivi : logiciels de scolarité, tableaux de bord, bases internes
- Assurer l'interface avec les services internes de la composante et la Direction de la Formation Professionnelle
- Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion, mettre en forme des documents
- Gestion des conventions de stage des stagiaires FC
- Se tenir informer de la réglementation
- Alimenter et mettre à jour la base client (FCA Manager et SIFAC)
- Transmettre les dossiers à l'Agence comptable
- Suivre l'état d'avancement des dossiers (Prise en charge, encaissements et rapprochements par l'Agence comptable)
- Gérer l'exécution financière des contrats et conventions de formation professionnelle
- Contribuer à la communication des formations continues (brochures, site, réunions d'information)
- Participer à l'amélioration continue des procédures internes
- Contribuer à la collecte des données nécessaires aux bilans, enquêtes, audits et rapports
- Appuyer ponctuellement l'organisation d'évènements pédagogiques ou institutionnels

La fiche de poste est susceptible d'évolution

Compétences

- Connaître le fonctionnement d'un service de scolarité en université et l'offre de formation proposée par la FTLV (et la faculté)
- Connaître les règles liées à la formation continue, à la reprise d'études et aux financements
- Connaître les techniques d'élaboration de documents
- Connaître les techniques d'accueil téléphonique et physique
- Logiciels bureautique (Word, Excel)
- Logiciels de scolarité et de gestion en formation continue (Apogée, ADE, eCandidat, FCA Manager, SIFAC)
- Connaissance du fonctionnement de l'établissement et des composantes
- Connaître la réglementation applicable à l'offre de de formation
- Capacité à organiser et prioriser des activités dans des calendriers contraints

Des formations à la maîtrise des outils pourront être proposées.

Savoir-faire opérationnels

- Être polyvalent et capable de mener plusieurs missions simultanément
- Travailler dans des délais contraints
- Monter et suivre un dossier complet de formation continue.
- Produire des documents administratifs fiables et conformes.
- Faire preuve de flexibilité
- Mettre en oeuvre des procédures et des règles en constante évolution
- Travailler en coordination avec plusieurs interlocuteurs internes et externes
- Hiérarchiser et classer les informations
- Bonne maîtrise de l'expression orale et écrite
- Accueillir et prendre des messages
- Respecter la confidentialité des données
- Savoir appréhender les enjeux des dossiers traités
- Assurer la continuité de service en cas d'absence dans le bureau

Savoir-faire comportementaux

- Avoir le sens de l'accueil et du service public, faire preuve d'impartialité et respecter la confidentialité
- Être autonome, vigilant, rigoureux et organisé
- Avoir l'esprit d'initiative et le sens du relationnel avec un public adulte parfois en difficulté ou en reconversion.
- Savoir travailler en équipe et en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
- -Prioriser ses activités, être réactif et dynamique
- Avoir de l'aisance à l'oral et à l'écrit
- Savoir rendre compte, être fiable et transparent

Domaines de formation et expériences souhaitables

Bac minimum exigé pour les agents contractuels. Expérience souhaitée en scolarité universitaire, formation continue ou gestion administrative. Expérience en accueil ou l'accompagnement de publics adultes en formation (un atout).Connaissance du secteur de la formation professionnelle et des dispositifs de financement appréciée.