Gestionnaire de l'Offre de Formation - Licence H/F - Université de Lille

Au sein de la Faculté des Sciences Juridiques, Politiques et Sociales (FSJPS), le Service de la Scolarité Licence accompagne de nombreux étudiants tout au long de leur parcours universitaire, de l'inscription au diplôme, avec un suivi rigoureux et bienveillant.Missions du poste

- Suivi et gestion de la scolarité des étudiants inscrits en L3 DIDE + L3 Droit + les parcours ESJ et option santé
rattachés, depuis leur inscription pédagogique jusqu'à l'édition des résultats.
- Accueil physique, téléphonique, et courriel des étudiants, et réponse à toute question/requête relative à la
scolarité (déroulement de l'année, application du règlement des études), éventuellement en lien avec les différents
présidents de jurys et responsables de parcours. Gestion en binôme des étudiants erasmus.
- Modification des IP et affectations au sein des groupes de TD, modification des choix de CM ou TD, ou du régime d'examen.
- Travail préparatoire aux examens (affichage des convocations, émargements...)
- Paramétrage des MCC (formules de calcul, PV de délibération, relevés de notes...), Paramétrage de la saisie en ligne dans apogée pour les profs de langue et du numérique.
- Travail préparatoire aux délibérations (maquettes d'export, notes à saisir et import sur APOGEE, calcul des résultats, édition et vérification des procès- verbaux...). Préparation de l'attribution des mentions aux diplômes, distribution des diplômes.
- Participation aux délibérations et traduction des décisions de jury, affichage des résultats
- Organisation et tenue des dossiers des étudiants (depuis la création jusque l'éventuel archivage).

Activités principales :

- Accueillir et informer les futurs étudiants, les étudiants et les enseignants
- Gérer administrativement les dossiers liés à la scolarité des étudiants
- Organiser les examens, jurys
- Mettre à disposition du responsable de scolarité les informations relatives aux années d'étude
- Mettre à jour tous les documents de rentrée (courriers, plaquettes, guides des études') sous la supervision du responsable du service scolarité
- Mettre en oeuvre les opérations liées aux examens des étudiants (saisie des notes, préparation des délibérations)

Activités associées :

- Participer à la journée portes-ouvertes.

Compétences

Logiciels bureautiques
Logiciel de gestion de la scolarité des étudiants : Apogee
Maquettes des formations
Etablissement et ses composantes
Procédures administratives et règlement des études

Savoir-faire opérationnels

Travailler dans des délais contraints
Contrôler les informations et règles de calcul du système de notation
Analyser les demandes des étudiants, y répondre de manière appropriée et les diriger vers les bons interlocuteurs
Respecter la confidentialité des données

Savoir-faire comportementaux

S'exprimer oralement et par écrit
Trier, hiérarchiser et classer les informations
Prendre des notes et savoir restituer les informations
Faire preuve d'organisation et de rigueur
Travailler au sein d'une équipe « agréable »
Faire preuve de réactivité
Faire preuve d'empathie et de fermeté à la fois auprès des étudiants
Faire preuve de pédagogie envers les étudiants