Secrétaire d'Équipe de Proximité en Volance - Conseil Départemental de la Sarthe H/F - Conseils départementaux

Le secrétaire d'équipe de proximité en volance assure le remplacement des secrétaires d'équipe de proximité ou des assistants d'encadrement en cas d'absence (maladie, maternité), pour un renfort ponctuel ou une vacance de poste dans l'attente d'un recrutement. A ce titre, il a en charge les missions, fonctions, tâches dévolues à l'agent absent.

Les missions sont susceptibles d'évoluer au regard d'éventuels changement dans la mise en oeuvre des politiques sociales au niveau départementales ou nationales et aux réorganisations.

Relations fonctionnelles :
En interne : le Chef du service d'interventions sociales ou par délégation le responsable de l'équipe de proximité, les professionnels de l'équipe de proximité.
En externe : les usagers, les partenaires institutionnels et associatifs.

Accueil physique

Accueil téléphonique

Accueil, information et orientation des usagers

Gestion du courrier (réception, enregistrement et distribution)

Production de données statistiques

Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique

Rédaction de comptes-rendus

Accompagnement dans les démarches administratives initiales

Constitution, actualisation et diffusion d'un fonds de documentation

Savoirs:
Connaissance des différents outils et usages internet

Connaissance des règles de présentation des documents (typographie, mise en page)

Connaissance du domaine social

Connaissance des circuits de transmission des documents

Connaissance des règles de grammaire, syntaxe et orthographe

Savoir-faire:
Alerter, référer et rendre compte à sa hiérarchie

Ecouter et reformuler les demandes

Etablir un système de classement efficace

Informer et orienter les personnes

Mettre en forme des documents (comptes-rendus, contrats, courriers, notes de service, etc) selon les règles internes de présentation

Mobiliser les techniques de communication orale et écrite

Organiser, hiérarchiser et prioriser ses activités

Utiliser les logiciels bureautiques (word, excel, powerpoint, outlook, Teams...)

Gérer les appels téléphoniques

Savoir-être:
Faire preuve du sens de la communication et du contact

Avoir le sens du travail en commun et l'esprit d'équipe

Faire preuve d'organisation

Faire preuve de discrétion

Prendre du recul par rapport aux situations

S'adapter rapidement à son environnement de travail

Se montrer disponible

Diplômes et niveaux d'expérience requis :
Baccalauréat, débutant accepté
CAP/BEP, expérience de 1 à 3 ans