Assistant·e de Service H/F - Nantes Métropole

Vos missions auprès de la responsable du Pôle territoires éducatifs seront d'assurer :
L'assistanat du pôle
Gérer l'agenda de la responsable et assurer l'accueil téléphonique
Organiser les réunions et comités de pilotages internes et partenariaux
Rédiger des comptes-rendus, courriers et courriels
Compiler, actualiser et suivre les fichiers, tableaux de bord de la direction en lien avec les assistantes territoires
Le suivi des courriers affectés aux territoires
Préparer, mettre en forme, avec la responsable, les courriers de réponse aux interpellations des parents d'élèves
Assurer la coordination du traitement du courrier avec les assistantes territoires
La préparation des événements du pôle et de la direction
Apporter un appui à la préparation des 2 journées annuelles inter métiers
Appuyer l'assistante de direction, la responsable de pôle et/ou les responsables de territoires dans la préparation des séminaires
Participer à la coordination des territoires et l'organisation logistique du "Mois bien grandir"
Le suivi des données de pilotage des territoires en lien avec les assistant.e.s territoires
Elaborer et tenir différents tableaux de bords
Garantir la mise à jour des chiffres clés de la direction
Tenir à jour les données d'activité des territoires
Assurer le suivi du tableau général des réunions de conseils d'écoles et du classement des notes et PV, le suivi qualitatif et quantitatif des sujets traités et centraliser les présences des élus et des directions d'accueils périscolaires
La participation à la continuité de service :
Relever et traiter la boite &education pour les sujets relatifs au pôle
Tenir à jour le calendrier &education pour les réunions initiées par le pôle
Contribuer à la note de gestion des congés et permanences avec la responsable et à la coordination de la gestion des grèves
Suppléer en cas d'absence les assistante de direction, de pôle ou de territoire
La participation à la formalisation de processus de travail et du projet de pôle
Tenir à jour les répertoires numériques communs de la direction.
Assurer la cohérence et le respect des règles de classement
Le relais en terme de communication
Participer au comité éditorial de l'espace collaboratif de direction et recenser les sujets du pôle à relayer dans les différents supports
Horaires variables (badgeage)
Disponibilité horaire (réunions ponctuelles en soirée)
Congés à prendre en priorité pendant les vacances scolaires

Outre votre maitrise des techniques de secrétariat et des outils bureautiques, vous avez de l'appétence pour les nouveaux outils numériques.

Vos capacités rédactionnelles, relationnelles et votre diplomatie sont reconnues. Vous savez faire preuve d'initiative, de discernement et de priorisation ; vous êtes en capacité de comprendre des organisations complexes et de travailler dans l'urgence.
Vous disposez d'un fort intérêt pour les enjeux liés au domaine de l'éducation.

Les entretiens auront lieu le vendredi 30/01.