Agent d'Accueil et d'Information H/F - Institut de Formation Professionnelle en

Finalité :
L'agent d'accueil et d'information H/F est en charge de la bonne orientation des différents interlocuteurs, dans le respect des règles de l'IFPRA. Il/elle participe à la bonne image de la structure

Catégorie et statut : B Contractuel

Résidence administrative : 2 rue du Professeur Fleury 76137 Mont Saint Aignan Cedex

Missions principales :
L'IFPRA Normandie est une structure stratégique de pilotage et d'ingénierie de la formation professionnelle dans l'académie de Normandie présidé par la Rectrice.

Les missions de l'agent représentent l'interface entre l'IFPRA et ses publics, garantissant l'accueil, l'orientation, le suivi et l'amélioration du service :

Centraliser les demandes d'information conformément au rôle de l'IFPRA comme interlocuteur majeur pour la région Normandie.
Assurer un accompagnement direct des publics ciblés : jeunes apprentis, adultes en reconversion, candidats à la VAE, entreprises partenaires.
aciliter l'accès rapide à l'information et aux services de l'IFPRA, tout en orientant efficacement vers les interlocuteurs ou dispositifs (UFA, GRETA, VAE).
Contribuer à la qualité du service et à la continuité de l'accompagnement en s'assurant que chaque usager ou partenaire bénéficie d'une réponse complète.

Accueil téléphonique :
Gérer les appels entrants par le biais du numéro vert dédié (prise de messages ou transfert)
Répondre aux sollicitations du public via différents canaux : ligne téléphonique, mail, outils spécifiques (plateforme France VAE.)
Analyser les besoins des publics et orientation vers le dispositif le plus adapté
Apporter un premier niveau de réponse (aide par le biais de l'intelligence artificielle ou des bases de données internes).
Assurer le lien avec le responsable pédagogique pour des questions plus techniques
Promouvoir les actions de l'IFPRA

Tâches annexes :
Suivre les demandes, effectuer les relances quand nécessaire
Rendre-compte dans une logique d'amélioration continue : tenue de statistiques, identification des besoins émergents, propositions d'actions d'amélioration

Relations hiérarchiques :
Sous la responsabilité fonctionnelle du responsable de pôle Valorisation de l'Offre de Formation

Niveau de formation et expérience :
Diplôme supérieur de niveau Bac +2 ou expérience professionnelle sur un poste similaire

Connaissances :
Connaissances du domaine de la fonction publique
Connaissances administratives générales

Profil professionnel :
Goût du contact à l'usager
Sens du relationnel
Diplomatie et organisation
Ecoute et réactivité
Capacité d'adaptation
Capacité à rendre compte
Maîtrise du suivi de l'ensemble des flux

Compétences opérationnelles :
Maîtrise des techniques d'accueil physique et téléphonique
Maîtrise des outils bureautique
Aisance orale et écrite

Experience: 12 Mois

Compétences: Logiciel de traitement de texte,Utilisation de logiciels de tableur,Accueillir, orienter, renseigner un public,Assurer un accueil téléphonique,Identifier, traiter une demande client,Fournir des informations générales sur l'entreprise,Garantir un suivi administratif,Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants,Maintenir une communication claire et professionnelle,Rédiger des messages et des emails professionnels,Relayer de l'information

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.