Secrétaire de Département H/F - Universite D'orleans

Mission

Au sein de l'IUT rattaché à l'Université d'Orléans, votre mission consiste à assurer l'accueil, la gestion administrative et contribuer à la gestion pédagogique du département MT2E (Métiers de la Transition et de l'Efficacité Energétiques).

Activités principales

Assurer l'accueil et la gestion administrative
Accueillir, informer et orienter les divers interlocuteurs (enseignants, étudiants, intervenants extérieurs et vaca-taires)
Réceptionner, traiter et diffuser l'information au sein du département (offres de stage, offres d'emplois, de-mande d'information, .)
Rédiger et transmettre les courriers administratifs et email
Mettre à jour les bases de données dédiées à la gestion
Classement et archivage

Contribuer à la gestion pédagogique du département en assurant l'interface avec le chef de département et les responsables pédagogiques
Enregistrer les inscriptions pédagogiques dans Apogée
Modifier des informations dans Apogée (Adresse mail, postale et numéro de téléphone)
Editer les relevés de notes et envoyer les attestations de réussite (à la demande des étudiants)
Gérer les absences (SCODOC)
Stage : gérer les conventions de stage (AREXIS) et mise à jour de la base de données Afficher la liste des membres du Jury / classeur - envoi et centralisation des fiches d'évaluation
Afficher la liste des membres du Jury
Impression et affichage la publication des résultats après les jurys
Modification des emplois du temps "changement simple" dans ADE (changement de salle, changement vali-dé entre enseignant (permutation), changement de créneau et date)
Gérer les tiers temps aux évaluations en lien avec la passerelle handicap
Préparer les copies d'examen (+ Brouillon) et les PV d'émargement, liste d'étudiants, positionnement dans les amphis

Contribuer, en appui, au suivi des services d'enseignements du département en lien avec l'administration de l'IUT
Vérification des dossiers de recrutement des vacataires dans SAGHE
Vérification dans SAGHE des codes connecteurs (bascule APOGEE / ADE /SAGHE)
Vérification dans SAGHE de la cohérence heures prévisionnels APOGEE et saisie ADE (signalement des dé-passements)
Saisie dans SAGHE de toutes les heures qui ne redescendent pas par ADE (SAÉ, autonomie, .)
Compléter les tableaux de suivi (RH)

Assurer l'appui logistique du département
Participer à l'organisation (achats, installation, .) des différentes manifestations du département (JPO, Cé-rémonie de remise de diplômes, .) et réserver les salles
Participer à l'organisation des soutenances
Transmettre les demandes (tickets GLPI) et besoins aux services techniques de l'IUT et en assurer le suivi

Contribuer, en appui, à la gestion financière du département
Établir des bons de commande et vérification des livraisons
Vérifier les factures d'achat avec les commandes et devis
Suivre le stock de matériels et de fournitures

PROFIL RECHERCHÉ

Formation et expérience professionnelle

Formation Bac orientée vers les métiers de l'administration et/ou de la scolarité
Connaître l'organisation et le fonctionnement du département et de l'IUT.
Connaitre l'environnement bureautique et maitriser la pratique des logiciels courants
Maîtriser l'expression écrite, orale et les techniques d'accueil

Compétences et qualités requises
Savoir rendre compte
Sens de l'organisation
Disponibilité et réactivité
Rigueur
Bon relationnel et sens du travail en équipe
Capacité d'écoute et d'adaptation
Sens de la confidentialité et de la discrétion professionnelle

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.