Agent d'Accueil et Assistant Administratif - Centre Social Rosa Parks - Mairie d'Etampes H/F - Communes

La ville d'Etampes recherche pour son centre social Rosa Parks, un ou une agent d'accueil et assistant administratif. Le poste est vacant suite à une mobilité interne.

L'agent d'accueil de l'espace Rosa Parks est en charge de l'accueil du public, de l'accompagnement des usagers dans leur première démarche administrative, identifie et qualifie leur demande, puis les oriente vers les services ou professionnels les plus adaptés.

MISSIONS PRINCIPALES :

ACCUEIL

Accueil physique et téléphonique ;
Identifier les besoins des usagers, les renseigner et les orienter vers les interlocuteurs adaptés ;
Accompagner les usagers dans leurs recherches et/ou leurs besoins en lien avec les missions du Centre Social ;
Contribuer au recensement des problématiques et besoins des usagers ;
Remplir le tableau de fréquentation des usagers (fréquentation par genre, type de problématique et type de permanence appropriée) afin d'établir des statistiques permettant la rédaction du rapport d'activité ;
Se mettre en lien avec les partenaires vers qui les usagers ont été dirigé ;
Suivre les dossiers usagers ;
Assurer la diffusion de l'information auprès du public (événements, actions ect..).

ADMINISTRATIF

Rédiger et mettre en forme des emails, des notes et des courriers ;
Assurer le suivi du courrier ;
Indexer, classer et archiver des documents (format papier et numérique) ;
Suivre les stocks de fournitures administratives du centre social, évaluer ses besoins en approvisionnement et commander les fournitures administratives nécessaires à son fonctionnement ;
Être un soutien pour le suivi comptable du centre social ;
Être un soutien pour les démarches auprès du service des ressources humaines.

MISSIONS ANNEXES :

Etablir des bons administratifs sur le logiciel CIRIL ;
Remplir et transmettre au service des Ressources Humaines, un tableau récapitulant les frais kilométriques pour les déplacements professionnels ne nécessitant pas d'ordre de missions ;
Remplir les documents liés au recrutement ;
Etablir le planning de présence mensuel du service ;
Etablir le planning prévisionnel du mois suivant ;
Assurer suivi des annualisations, les demandes de congés du service sur le logiciel CIRIL en lien avec la direction.

MISSIONS PONCTUELLES :

En cas d'absence de la direction, remplir et envoyer au service concerné le tableau de présence des animateurs ALSH et CLAS ;
Participer à certains événements du centre social.

SAVOIRS

Techniques d'accueil ;
Connaitre et maitriser les outils informatiques bureautiques dédiés ;
Connaitre les procédures de gestion administrative liée à son activité ;
Connaitre le projet social du centre social ;
Connaitre l'offre de service disponible sur le territoire.

SAVOIR-FAIRE

Analyser la demande pour orienter l'usager ;
Transmettre les informations aux usagers, aux partenaires internes et externe ;

SAVOIR-ETRE

Bonne communication
Discrétion

CONDITIONS D'EXERCICE

Lieu de travail
Centre social Rosa Parks - 35, boulevard Montfaucon - 91150 ETAMPES

Horaires
Du lundi au vendredi
De 9h00 à 12h30 et de 13h30 à 17h30

Moyens mis à disposition
Téléphone de service
Outils bureautiques

Contraintes du poste
Participation à certains évènements le soir ou week-end ;
Risques de tensions dans la relation au public ;

NIVEAUX REQUIS - CONDITIONS D'ACCES

EXPERIENCES

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