Université Lyon 1 - Gestionnaire de Scolarité H/F - Université Claude Bernard Lyon 1

Le service de la scolarité des licences STS est un service de la Direction de la Formation. Il est composé de 17 personnels : 1 cheffe de service, 1 cheffe de service ajointe, 1 responsable de la mineure Santé, 1 responsable du bureau des candidatures et 13 gestionnaires. Ce service est en charge de la gestion administrative de la scolarité de plus de 7500 étudiants répartis dans 3 portails (Biosciences Géosciences - Mathématiques/Informatique - Physique Chimie, Sciences de l'Ingénieur) du recrutement des candidats jusqu'à la délivrance diplôme.Missions principales :

Sous l'autorité hiérarchique de la cheffe de service et de son adjointe, le gestionnaire polyvalent sera chargé :

-de la gestion de la boite mails du service
-de la mise à jour du site internet de la licence STS

Le gestionnaire polyvalent participera à l'organisation des examens du portail PCSI (planification ADE, mise à disposition des pochettes d'examen...) et à la mise en ligne des relevés de notes des étudiants. Il sera amené à réaliser des activités simples de gestion de scolarité.

En période de forte activité, le gestionnaire sera amenée à apporter son aide aux gestionnaires du portail PCSI et autres bureaux.

Activités principales de l'agent :

- Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes
- Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure
- Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources
humaines...)
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs...), les reproduire et les diffuser
- Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité Classer et archiver des documents
- Retranscrire des informations orales à l'écrit

Poste à 50%

Compétences attendues :

- Accueillir, prendre des messages
- Rédiger des comptes rendus
- Enregistrer et classer les documents
- Travailler en équipe et en autonomie
- Savoir rendre compte Utiliser les outils bureautiques

Connaissances :

- Connaissances des procédures de gestion de la scolarité appréciée (ou capacité à s'y former)
- Connaissance du système éducatif et de la réglementation en matière de formation
- Connaissance du fonctionnement d'APOGEE appréciée (ou capacité à s'y former)
- Connaissance du fonctionnement de l'université et des circuits de décision appréciée (ou capacité à s'y former)
- Techniques d'accueil téléphonique et physique

Savoir être :

- Sens du relationnel et de l'écoute
- Respecté la confidentialité des informations et des données
- Réactivité
- Rigueur
- Sens de l'organisation