Un·e Gestionnaire de Scolarité H/F - Université Montpellier 3

Contexte du recrutement

L'université Paul Valéry souhaite recruter un.e gestionnaire de scolarité. La personne recrutée sera amenée à se déplacer dans toutes les composantes et services, en fonction des besoins du moment, pour pallier les absences courtes de personnels.Missions

Le.a gestionnaire de scolarité assure les tâches suivantes :

- Participer à l'accueil des étudiants et des enseignants chercheurs, en présentiel, par téléphone, par mail,
- Participer aux inscriptions administratives, contrôle des pièces du dossier d'inscription,
- Participer à l'établissement de la carte étudiant de type « multi-services (CMS),
- Veiller au respect des échéances annuelles et des calendriers,
- Assurer la gestion des étudiants depuis leur inscription administrative jusqu'à la délivrance de leur diplôme,
- Réaliser les inscriptions pédagogiques sur Apogée et contrôler celles faites sur le Web par les étudiants (anomalies)...
- Réorientation 1ère année : traitement des dossiers internes et externes à la fin du semestre 1
- Assurer la gestion des notes et résultats, création des maquettes import-export sur Apogée
- Assurer l'organisation des jurys d'examen : préparation, participation et assistance
- Diffuser les informations à destination des étudiants (listes de diffusion)
- Aider à la surveillance des examens,
- Préparer les maquettes via Access,
- Réaliser des extractions de statistiques diverses (Apogée, BO...)
- Aider les étudiants pour leur inscription dans les groupes de travail via le logiciel MGroup.

Compétences

CONNAISSANCES ET SAVOIRS

- Connaissance générale du fonctionnement des établissements de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche,
- Connaissances souhaitées sur le fonctionnement institutionnel de l'Université et de ses structures.
- Connaissance de la règlementation dans un service de scolarité

SAVOIRS FAIRE OPÉRATIONNELS

- Appliquer la règlementation et respecter les procédures de la scolarité,
- Appréhender rapidement des applications métiers internes,
- Posséder une connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat,
- Utiliser des fonctionnalités avancées des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie), ainsi que les outils collaboratifs de travail à distance,
- Appliquer les règles de classement et d'archivage des documents administratifs

SAVOIRS ÊTRE

- Savoir travailler dans le respect des procédures,
- Capacité d'organisation, rigueur et méthode,
- Avoir le sens de l'initiative, réactif,
- Savoir travailler en équipe, savoir partager l'information et rendre compte
- Être à l'écoute des étudiants
- S'adapter facilement à des environnements changeants.

Formations et/ou expérience professionnelle souhaitables
Une première expérience en scolarité dans un établissement d'enseignement supérieur serait un plus.