Gestionnaire des Instances Professionnelles H/F - Université de Savoie Mont Blanc

Affectation : La direction des affaires juridiques et institutionnelles (DAJI) a les missions suivantes :

· Assiste et conseille la direction ainsi que les services et composantes de l'université sur toute question juridique touchant au fonctionnement de l'établissement ;

· Apporte une expertise sur les conventions impliquant l'établissement, dont elle assure également la signature, le recensement et l'archivage ;

· Coordonne l'organisation et gère les instances professionnelles et statutaires en liens étroits avec la présidence ;

· Est chargée de piloter, de coordonner ou d'organiser les opérations électorales de l'établissement ;

· Intervient dans la prévention des litiges et prend en charge les contentieux judiciaires et administratif ;

· Apporte un appui juridique aux sections disciplinaires (enseignants-chercheurs / usagers), s'assure du respect des procédures et d'une manière générale, sécurise l'ensemble des procédures disciplinaires engagées par l'université en lien notamment avec la direction des ressources humaines ;

· Assure enfin un appui dans le cadre de l'exécution du marché des assurances de l'université.1. MISSION

Au sein de la DAJI, composée de huit agents, la personne recrutée aura en charge la gestion des instances de son périmètre et l'assistance administrative et logistique des activités de la DAJI en fonction des besoins.

· Gestion des instances: conseil social d'administration (CSA) de l'établissement et sa formation spécialisée (FS)

- Assurer la gestion matérielle et logistique des CSA et FS : élaboration des calendriers et rétroplannings, préparation des ordres du jour et du conducteur de réunion, mise en forme des documents et envoi des convocations;

- Participer à ces instances en tant que secrétaire de séance : vérifier la régularité des réunions (mandats, quorum), prendre des notes, rédiger les relevés des avis, les avis, les procès-verbaux, et les diffuser;

- Suivre la publication et la transmission des relevés des avis;

- S'assurer de la conformité des documents issus des instances;

- Rédiger des fiches de procédure et des documents types.

· Participation aux élections

- Apporter un appui à l'organisation des élections de l'établissement (notamment soutien logistique et administratif);

- Assurer le suivi des mandats des instances.

· Participation aux autres activités de la DAJI

- Procéder à l'archivage des pièces administratives;

- Répondre aux demandes d'informations des autres services;

- Mettre à jour les bases de données et les indicateurs relatifs à l'activité du service;

- Assurer la logistique bureautique de la DAJI;

- Participer à toute autre action relevant d'une mission de la DAJI.

1. COMPETENCES

Savoir:

· Connaître l'organisation et le fonctionnement des établissements publics;

· Connaitre l'organisation et le fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche;

· Connaître les techniques de rédaction administrative.

Savoir-faire:

· Savoir planifier et respecter les délais;

· Savoir travailler en équipe;

· Savoir rédiger ;

· Utiliser les outils bureautiques et les logiciels spécifiques à l'activité;

· Elaborer et savoir appliquer une règle, une procédure, un dispositif.

Savoir-être:

· Faire preuve d'autonomie et d'initiative;

· Avoir le sens de l'organisation et des responsabilités;

· Être réactif et s'adapter aux situations;

· Faire preuve de rigueur et de fiabilité;

· Avoir une aisance relationnelle et une capacité à communiquer;

· Faire preuve de discrétion.

Formation(s) et expérience(s) professionnelles :

· Niveau baccalauréat minimum;

· Expérience professionnelle en secrétariat avec une dominante administrative exigée.