Gestionnaire de Scolarité et Système d'Information de la Scolarité H/F - Service Public

La Direction de la formation initiale (DFI) de l'ENTPE coordonne l'ensemble des programmes de formation initiale, en lien avec d'autres services de l'école. Cette direction rassemble plusieurs départements et services chargés à la fois de suivre les étudiants au cours de leur scolarité, de superviser la préparation et la mise en oeuvre des activités pédagogiques, de réaliser directement une partie des enseignements et d'assister et accompagner l'ensemble des intervenants d'un point de vue pédagogique et logistique.

Dans le cadre de la réorganisation de ses activités, la Direction de la formation initiale recherche un ou une gestionnaire de scolarité et du système d'information de la scolarité.Les principales missions sont les suivantes:

Gestion et accompagnement des étudiants

- Accueil et assistance des étudiants; gestion de l'intégration.

- Suivi des dossiers étudiants (intégration dans le système d'information, paiement de la scolarité, édition des contrats pédagogiques, relevés de notes, éditions des bulletins, édition des diplômes).

- Création et modifications des emplois du temps annuels de tronc commun, implémentation du programme de formation dans le système d'information (création des arborescences), inscriptions dans les groupes et groupes de planification principaux.

- Programmation des rattrapages.

- Gestion administrative des conventions de stages.

- Relais des informations relatives au cursus et parcours étudiants.

- Établissement et diffusion de documents et de bilans récapitulatifs nécessaires à la scolarité (listes d'élèves...).

Gestion logistique, administrative et des activités du service

- Secrétariat d'instances de scolarité: préparation administrative et logistique de pré-jurys et de jurys, préparation et participation aux pré-jurys; organisation et préparation des jurys et des PV de jury.

- Suivi administratif.

Appui au système d'information de la scolarité du cycle ingénieur, en lien avec l'administrateur de données de la formation initiale

- Appui à l'administration des données de la scolarité de la formation initiale.

- Appui aux réponses aux enquêtes liées aux données de scolarité.

- Contribution à l'élaboration des supports destinés à l'utilisation des solutions applicatives et à leur mise à jour.

Au-delà de ces missions régulières, le ou la gestionnaire de scolarité contribue à la continuité du service de la formation, en particulier pour la gestion des élèves des autres années et des autres cursus de formation.

Par ailleurs, compte tenu du projet de réorganisation de la formation initiale, ces missions sont susceptibles d'évoluer.

Liaison hiérarchique:

Le ou la gestionnaire de scolarité travaille sous l'autorité hiérarchique de la Directrice Adjointe de la DFI.

Compétenceset qualités personnelles :

Savoir:

- Connaissances de l'environnement de l'enseignement supérieur.

- Connaissances en gestion administrative (rédaction de comptes rendus, archivage, rapports...).

Savoir-faire:

- Aptitude globale et intérêt pour le numérique.

- Maîtrise des outils de bureautique classique (traitement de texte, tableur, messagerie...).

- Maîtrise de logiciels de scolarité (la connaissance d'Aurion est un plus).

- Connaissances de base de l'anglais.

- Autonomie : sens de l'organisation, réactivité/disponibilité.

- Capacités d'initiative et d'anticipation, aptitude à gérer des priorités.

Savoir être:

- Rigueur, méthode, discrétion professionnelle.

- Qualités relationnelles et de travail en équipe.

- Goût et aptitude pour le contact.