Assistant de la Direction Enfance - Commune d'Aubagne H/F - Communes

L'agent recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif de la Direction Enfance. Il suit les dossiers administratifs, techniques et assiste la directrice ainsi les cheffes des Pôles et de services dans leurs fonctions. Il assure une veille auprès de la directrice et contribue au bon fonctionnement de la direction Enfance au sein du collectif de travail de la DDE.
L'agent assure également la continuité au sein de l'unité des affaires générales et transverses.

Traitement des dossiers et saisie de documents

- Préparation et suivi des dossiers administratifs.
- Suivi et gestion de l'agenda des chefs de services
- Compte-rendu de réunion
- Rédaction de courriers
- Elaboration et suivi de tableaux de bord Excel/Word
- Préparation des conseils d'école en lien avec le service Hygiène et Restauration ainsi qu'avec le pôle Gestion du personnel des écoles.

Gestion administrative

- Assurer les missions de secrétariat de 4 directions, en lien avec la chargée de l'unité des affaires générales et transverses.
- Polyvalence au sein des services de la direction Enfance et Ressources.
- Référent GLPI
- Référent EAP

Savoir :
- Environnement institutionnel
- Environnement gestion RH
- Gestion administrative

Savoir-faire :
- Accueil téléphonique
- Aisance orale et écrite
- Logiciels bureautiques et métier

Savoir être :
- Autonomie et prise d'initiative
- Rigueur et organisation
- Aisance relationnelle et rédactionnelle
- Adaptabilité et sens du travail d'équipe
- Discrétion et garantie du secret professionnel

PARTICULARITE DU POSTE
- Grande disponibilité.
- Discrétion professionnelle
- Poste à la fois en relation privilégiée avec la Directrice de l'Enfance et travail d'équipe avec le collectif de travail de la Direction et de la DDE
- Solidarité et écoute (publics, agents)
- En cas de besoin, l'agent exécutera tout autre tâche sollicitée par son supérieur hiérarchique pour assurer la bonne continuité et le bon fonctionnement des directions et services de la DGA