Gestionnaire Administrative et Technique H/F - Service Public

Missions :

Appui à la direction du laboratoire

· Assister la direction dans l'organisation et le suivi des activités du laboratoire

· Gérer l'agenda, les rendez-vous, réunions, déplacements professionnels

· Préparer les notes, courriers, comptes rendus et supports de réunion

· Assurer l'interface entre la direction, les chercheurs, les institutions partenaires et les organismes financeurs

· Contribuer à l'organisation matérielle des comités scientifiques, conseils de laboratoire, évaluations, visites d'experts

Gestion administrative du laboratoire

· Accueil et information des personnels, doctorants, stagiaires, visiteurs scientifiques

· Rédaction, mise en forme et diffusion de documents administratifs

· Suivi des conventions, contrats de collaboration et partenariats

· Gestion des dossiers de formation du personnel

· Assurer la gestion administrative et budgétaire du laboratoire, en relation avec les étudiants, les enseignants, les intervenants extérieurs et l'administration de l'UFR.

Gestion financière du laboratoire

· Élaboration avec la direction et suivi du budget du laboratoire (fonctionnement, investissement, projets de recherche)

· Gestion des achats : devis, commandes, réception, relations avec les fournisseurs

· Suivi des dépenses, interface avec les services financiers de l'établissement

· Suivi des bilans financiers (tableau de mise à jour des dotations)

Gestion logistique et organisationnelle du laboratoire

· Gestion des locaux avec les BIATSS: salles de réunion, espaces partagés, demandes de maintenance

· Coordination des déplacements des membres de l'équipe (missions, remboursements)

Mission d'accueil et de scolarité de l'UFR

· Assurer l'accueil, l'information d'un public varié et réaliser le suivi administratif et pédagogique des étudiants

Connaissances

- Connaître l'organisation et les règles de fonctionnement de l'établissement

- Connaître la réglementation liée à l'enseignement supérieur

Compétences opérationnelles

- Maîtrise des outils bureautiques (Office: pour rédiger notes, présentation ppt courriers et comptes-rendus de réunion, Google Workspace)

- Utiliser les différents logiciels de gestion administrative et technique (SIFAC+, UTGED, OZCAR essentiellement, Campus France éventuellement)

- Avoir une organisation de travail établie

Compétences comportementales

- Sens de l'organisation, autonomie, proactivité

- Capacité à prioriser, gérer des urgences et respecter les délais

- Excellentes capacités de communication écrite et orale

- Discrétion et respect de la confidentialité

- Travail en équipe et sens du service

- Etablir une bonne atmosphère de travail

- Avoir le sens des relations humaines (accueil des étudiants, enseignants-chercheurs et intervenants extérieurs)