Poste d'Adjointe Administrative Hospitalière est à Pourvoir à 50% a la Csme et 50% a Esope H/F - EPSM de l'Agglomération Lilloise

Concernant le CSME :

Le conseil de santé mentale étudiants est une instance de coordination qui accompagne les acteurs impliqués auprès du public étudiant. Ses objectifs sont de sensibiliser la communauté universitaire sur la santé mentale des étudiants et de faciliter le repérage, l'orientation et la prise en charge des étudiants en souffrance psychique.

Le CSME est porté par l'EPSM de l'agglomération lilloise, l'Université de Lille, le Crous Lille Nord-Pas-de-Calais, l'ARS Hauts-de-France et l'Université catholique de Lille.

Le CSME travaille en étroite collaboration avec l'équipe de soins et d'orientation de psychiatrie pour les étudiants (ESOPE).

Concernant l'ESOPE :

Sur la métropole lilloise, la population étudiante représente environ 115 000 personnes, soit l'équivalent de deux secteurs de psychiatrie générale. Or ce secteur est « virtuel » puisque la population étudiante, malgré ses problèmes, ne se retrouve que partiellement dans les files actives des secteurs de psychiatrie.

L'équipe d'ESOPE a pour mission de :

Repérer les besoins de la population étudiante
Favoriser l'accès aux soins des étudiants
Gérer les situations complexes des étudiants en besoin de soins
Accompagner, prendre en charge et orienter les étudiants dans leurs parcours de soinsConcernant le CSME:

Aide et support à l'organisation des missions du CSME

- Gestion de l'agenda de la coordinatrice CSME
- Participation à la gestion de la boite mail CSME
- Organisation des réunions et comités de pilotage: planification, réservation de salles, convocations, préparation des dossiers correspondants, mise en page et envoi de l'ordre du jour, prise de notes et rédaction de compte-rendu éventuels, réservation café/plateaux repas...
- Organisations des évènements (COPIL plénier, journée d'étude...): planification, convocations, réservation de salles, commande traiteur, gestion administrative des inscriptions, élaboration des feuilles d'émargement et badges, aide à l'organisation le jour de l'événement...
- Organisation des rencontres partenariales
- Appui administratif pour l'organisation d'actions de prévention

Gestion administrative et suivi

- Gestion des conventions: mise en page et mise à la signature des partenaires
- Demande de devis divers et envoi à la gestionnaire financière du CSME
- Rédaction et/ou mise en page des documents divers (courrier, rapport d'activités, compte-rendu de réunion)
- Mise en forme des supports de présentation (format Canva)
- Traitement de questionnaires et gestion statistique
- Classement de documents et archivage

Concernant l'ESOPE:

Gestion de l'information

- Accueil téléphonique, orientation et renseignements d'ordre général
- Travail en coordination avec les différents secrétariats des centres de santé, du CROUS et des CMP Lillois pour l'accueil des patients et l'organisation des RDVs
- Gestion des agendas des professionnels (médecins et infirmiers ESOPE)
- Rédaction et diffusion des plannings des professionnels sur les structures d'intervention
- Accueil téléphonique des patients et professionnels du CROUS

Aide à la prise en charge des patients

- Création des dossiers patients pris en charge
- Elaboration de plannings de consultations
- Planification et gestion des rendez-vous médicaux
- Planification des RDVs infirmiers d'un logiciel à l'autre
- Intégration de documents (auto-questionnaires, CR examens, ...) dans les dossiers patients
- Rédaction des courriers médicaux et assurer leur envoi
- Réalisation des rappels téléphoniques des RDVs et envoi de SMS

Aide et support à l'organisation du service (chef de service/cadre de santé)

- Assistance à la gestion des réunions de service, des rendez-vous partenariaux /réunions liés à l'activité du binôme de service : planification, préparation, rédaction des comptes-rendus le cas échéant
- Aide à la conception et à la mise à jour des tableaux de bord et relevés d'indicateurs
- Vérification des codages des actes
- Saisie et mise en forme (graphiques) des principaux documents, rapports, bilan d'activité, courriers

Gestion matérielle et logistique

- Gestion des fournitures d'unité et de matériel de bureau
- Organisation des réunions internes et gestion des salles de réunion

Capacités et compétences :

- Maitrise de l'outil informatique (Word, Excel, Powerpoint, CANVA)
- Capacités d'organisation, d'autonomie et rigueur professionnelle
- Aptitude à travailler en équipe
- Capacités relationnelles
- Expression aisée à l'oral comme à l'écrit
- Respect du secret professionnel et de la confidentialité des informations
- Vous avez la capacité à rendre compte et à vous inscrire dans une équipe pluridisciplinaire
- Vous faites preuve de rigueur et être soucieux du respect des règles professionnelles et éthiques
- Disponibilité et faculté d'adaptation aux situations

Capacités et compétences à developper :

- Utilisation des outils informatiques spécifiques à l'EPSM (Ennov, sphinx, ...)
- Maitrise des logiciels de soins patients (Crossway et EO)
- Connaissance du réseau partenarial en collaboration avec les professionnels CSME/ESOPE