Assistant de Direction - Villejuif H/F - Communes

Sous l'autorité hiérarchique de la Directrice Administrative et Financière, l'assistant.e comptable apporte une aide permanente à celle-ci en termes d'organisation de la Direction et de suivi des projets comptables. Elle.il participe à l'élaboration de procédures métier, améliore et harmonise la chaîne comptable notamment en assurant une veille réglementaire régulière.

Suivi des projets et activités de la Direction

o Rédaction de tous types de courrier administratifs
o Mise au propre et mise à jour des procédures internes
o Rédaction de comptes rendus et PV de réunion
o Renseigner et mettre à jour régulièrement les outils et tableaux de suivi des activités de la Direction (ex : garanties, régies, indices de révisions de prix, fiches de révision indicateurs d'activité, marchés en cours d'exécution, etc.)
o Renseigner et alimenter régulièrement le tableau de suivi de l'activité de la Direction
o Gestion et suivi de la Taxe de séjours de la collectivité

Suivi des ressources humaines et S.I. de la Direction

o Suivi des congés et des absences
o Préparation et accueil des nouveaux agents au sein de la Direction (clés, droits d'accès, matériels, bureau, etc.)
o Gestion des droits d'accès à Civil Finances

Organisation de la vie professionnelle de la Direction

o Accueil téléphonique et orientation des personnes / tiers vers la.e bon.ne interlocuteur.rice
o Organisation logistique des réunions et des missions de la Direction : réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents
o Organisation des déplacements de la Direction : réservation de moyens de locomotion
o Conception et mise à jour de l'annuaire de la Direction
o Gestion du stock des fournitures de bureau de la Direction
o Gestion des demandes techniques des locaux de la Direction
o Suivi des commissions et instances délibératives de la Commune en lien avec les activités de la Direction
o Veille juridique et archivages des commissions et instances délibératives de la Commune en lien avec les activités de la Direction
o Communication régulière en interne et en externe

Qualification :
Bac/ Bac +2

Savoir :
Connaissance des règles de comptabilité publique
Connaissances des règles d'exécution de la commande publique
Fonctionnement des services de la collectivité
tableaux de bord et outils de planification et suivi
Logiciels (Civil Net Finances / Webdélib) / outils bureautiques (Pack Office, Excel ++)
Notions d'organisation et de gestion du temps de travail

Savoir faire:

Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
Travailler en équipe / en réseau
Utiliser les outils bureautique / TIC (logiciel financier Civil Finances)
Transmettre et expliciter les instructions