Greffier - Greffier Principal des Services Judiciaires Secrétariat Général de l'Agrasc H/F - Service Public

Les missions de l'assistant de direction sont les suivantes :

- Gestion administrative et organisationnelle

Suivi et enregistrement du courrier (enregistrement des courriers départs via l'application Maileva) ;

Rédaction et suivi de courriers « direction », emails, notes internes (classement et archivage des dossiers)

Coordination et gestion du planning de l'Agence, des réunions, réservations de salle et des ponts de visioconférence ;

Gestion des messageries fonctionnelles AGRASC/SAISINE - AGRASC/SECRETARIAT.

- Accueil et relations avec les partenaires

Gestion des appels téléphoniques du standard ;

Préparation des salles de réunions;

Gestion des différents badges et cartes agents ;

Accueil des personnes invitées, préparation des boissons;

Suivi des relations avec le PITAC (service informatique du ministère de la Justice) pour le suivi et le déploiement des matériels mis à disposition ;

Organisation des différentes manifestations de l'AGRASC : réceptions et accueil des délégations étrangères ; envoi des mails pour les invitations.

- Soutien opérationnel à la Direction

Gestion de l'agenda de la direction générale ;

Préparation des dossiers (réunions ou déplacements)

Préparation et envoi des voeux de la direction générale

Publipostage du rapport annuel ;

Gestion des déplacements de la direction générale et si besoin de ses collaborateurs ;

Enregistrements des ordres de missions et des frais de déplacement la direction générale.

- Gestion des projets transverses

Intendance et gestion matérielle des différents évènements de l'Agence, en lien avec le service Communication ;

Suivi du tableau des permanences assistance et des formations dispensées par les agents de l'Agence ;

Commande et suivi des fournitures.

L'assistant de direction dispose de l'appui d'un agent gestionnaire du secrétariat général.

Les compétences et aptitudes suivantes sont souhaitées:

· Maîtrise des outils bureautiques indispensable

· Aptitude à travailler en équipe ;

· Patience, diplomatie et sang-froid ;

· Qualités relationnelles ;

· Rigueur, réactivité, grand sens de la discrétion et sens de l'organisation ;

· Facultés d'adaptation, d'anticipation et esprit d'initiative.

· Capacités d'analyse et de synthèse.