Assistant de Gestion Administrative H/F - Afiph Entreprises Agglomeration Grenoblo

L'afiph est une Association qui accueille des enfants et adultes déficients intellectuels dans ses 35 établissements et services (hébergement et soins, travail protégé, enfance et éducation, services en milieu ouvert) implantés sur tout le département de l'Isère. Elle emploie 1800 salariés et son Siège social est basé à Grenoble.

Elle recrute pour l'un de ses ESAT (Etablissement de Service et d'Aide par le Travail) « Afiph Entreprises Agglomération Grenobloise », implanté sur la commune de Grenoble.
Cet établissement accueille 260 travailleurs handicapés porteurs d'une déficience intellectuelle avec éventuellement des troubles associés, assure des activités de sous-traitance industrielle, de service (conditionnement pharmaceutique/agroalimentaire, montage électromécanique, façonnage, cartonnage, entretien d'espaces verts et de prestations Hors murs). Il emploie une soixantaine de salariés.

Rattaché (e) à la direction, vous avez en charge les activités relais RH et comptabilité en lien avec les équipes du siège (équipe mutualisée ESAT et services centraux). Vous assumez également divers travaux administratifs pour l'ESAT. Vous êtes en relation avec les autres membres du service administratif et avec les cadres intermédiaires des AEAG.

ACTIVITES CLES :
- Relais RH : suivi des absences des travailleurs en cours, lien avec l'équipe siège, paies des travailleurs, gestion mutuelle
- Relais Comptabilité/Gestion : réception et traitement des factures, traitement des bons de commande, gestion des commandes de fournitures, gestion de la caisse centrale et contrôle mensuel, facturation, gestion des commandes repas
- Secrétariat divers : back up assistant de gestion
- Assurance : effectuer les déclarations de sinistres et leur suivi, déclarer les mouvements de la flotte automobile

Experience: Débutant accepté

Compétences: Classement, archivage,Gestion administrative,Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint),Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques,Assurer le suivi de dossiers administratifs,Assurer le suivi de la comptabilité, de la facturation et des fiches de paie (seul ou en relation avec des conseils externes),Assurer le suivi des commandes et la gestion des stocks,Collaborer avec les équipes pour optimiser les flux de travail,Collaborer avec les équipes RH pour la mise à jour des dossiers,Collecter les informations nécessaires à l'établissement des paies (heures travaillées, absences, congés, primes, etc.),Communiquer avec ses collègues ou avec son hiérarchique par tous moyens disponibles (téléphone, mails ou via un carnet de liaison),Définir les plannings et congés de ses équipes,Effectuer le suivi des commandes, la facturation,Gérer les documents administratifs et financiers liés aux transactions (contrats, factures, etc),Gérer les plannings d'utilisation des équipements,Gérer un planning,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Réaliser des opérations comptables,Relayer de l'information,Vérifier les factures et les paiements

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Aide par le travail

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).