Assistant de Direction - Direction de la Commande Publique - Département des Hauts-De-Seine H/F - Conseils départementaux

Au sein du pôle finances, commande publique et logistique, la direction de la Commande Publique assure le pilotage des achats de fournitures, services et travaux du Département, portant notamment sur la construction et la rénovation des collèges, les équipements sportifs et culturels, l'assainissement et les parcs départementaux. Lauréate des « Trophées de la Commande Publique », elle a reçu le label « Relation Fournisseurs et Achats Responsables » en 2021. En 2023, 206 marchés supérieurs à 40 k € HTont été notifiés. 527 M€ d'achats ont été réalisés dont 351 M€ en investissement et 176 M€ en fonctionnement. Pour mener ses missions, la Direction s'appuie sur des processus paramétrés dans son système d'information et sa politique d'achat portée par son SPASER.
En rejoignant le Département, vous mettrez en oeuvre vos compétences et votre talent au service d'une collectivité territoriale solidaire et innovante.

Contexte

Au sein du Pôle Commande publique et logistique, la Direction de la Commande publique joue un rôle central dans l'accompagnement des directions métiers et fonctionnelles.
Dans ce cadre, la Direction recrute un(e) Assistant(e) de direction, véritable appui organisationnel et administratif, garant(e) de la fluidité des échanges, de la fiabilité des procédures et du bon fonctionnement de l'activité quotidienne.

Missions principales :

- Rattaché(e) à la Cheffe de l'unité de gestion administrative, vous assistez la direction afin d'optimiser la gestion de son activité et assurez notamment :

- La gestion des flux entrants et sortants de la Direction (courriers, parapheurs, plis, dématérialisation, relecture et contrôle de complétude)

- L'instruction et le suivi de dossiers administratifs et professionnels (rédaction de courriers, notes, rapports, outils de pilotage, tableaux de suivi)

- La préparation et l'organisation des réunions transversales (convocations, logistique, dossiers, planning)

- La gestion administrative des marchés à procédure adaptée de type A (inférieurs à 40 000 € HT) : enregistrement, contrôle, suivi des tableaux de bord et appui aux directions

- Le suivi de l'exécution budgétaire et comptable de la Direction (engagements, services faits, commandes, suivi des publications des marchés publics)

Profil recherché :
- Rédacteur territorial titulaire ou à défaut contractuel, titulaire à minima d'un diplôme niveau Bac

Vous disposez d'une expérience confirmée en assistance administrative ou de direction, idéalement dans un environnement public ou institutionnel.

Connaissances attendues :

Techniques de secrétariat et d'assistanat

Outils bureautiques (Word, Excel, tableaux de suivi)

Organisation et fonctionnement d'une collectivité territoriale

Finances publiques et commande publique (appréciées)

Compétences et qualités :

Grande rigueur, sens de l'organisation et autonomie

Capacité à travailler en transversal et en binôme

Qualités relationnelles, diplomatie et sens de la confidentialité

Capacité d'adaptation, réactivité et sens de l'analyse

Patience, bienveillance et posture professionnelle affirmée