Agent d'Accueil Polyvalent - Metz Metropole H/F - Structures de coopération territoriale

Rattaché à la Direction Logistique, Relations aux Communes et aux Usagers, et sous l'autorité du Chef du Service Logistique, Parc Auto-Accueil, l'agent d'accueil polyvalent est chargé :

- d'effectuer l'accueil téléphonique et physique du public de l'Eurométropole de Metz
- de collaborer à la gestion administrative du pôle
- d'accompagner les utilisateurs internes dans leur usage de la Boite à Clés
- de contribuer à des conditions d'accueil de qualité

Effectuer l'accueil téléphonique et physique du public de l'Eurométropole Metz :
- Informer et orienter les usagers, élus et agents vers les différents espaces, étages et interlocuteurs
- Recevoir, filtrer et transférer des appels téléphoniques vers les services compétents
- Apporter un premier niveau de réponse aux demandes en utilisant la base de connaissance et toute autre source d'information identifiée et fiable
- Accompagner l'usager ou saisir pour son compte les démarches en ligne
- Réceptionner le courrier déposé à l'accueil pour transmission au bureau du courrier
- Réceptionner les colis, les enregistrer et les transmettre aux destinataires

Collaborer à la gestion administrative de la Direction :
- Recenser les questions récurrentes et contribuer à tenir à jour la base de connaissance, alimenter et suivre les tableaux de bord permettant d'établir des statistiques
- Rédiger, saisir et mettre en forme les documents administratifs (courriers, ...)
- Saisir les congés et des événements dans les calendriers Outlook des agents du pôle
- Identifier les documents à conserver, déterminer le classement le plus pertinent (alphabétique, thématique, chronologique) et le mettre en oeuvre
- En renfort de la cellule Système d'Information Relations Usagers, scanner et enregistrer le courrier dans e-courrier, créer des adresses destinataires dans la base tiers

Accompagner les utilisateurs internes dans leur usage de la Boite à Clés :
- Apporter une assistance aux agents dans l'utilisation de la Boite à Clés (création de comptes, déblocage de badges, réservation de véhicules...)
- Apporter une assistance à la Cellule Logistique et Parc Auto dans la gestion du parc automobile (transmission du règlement aux agents
- Transmettre les anomalies véhicules
- Orienter les agents vers le bon interlocuteur en cas de problème sur un véhicule

Contribuer à des conditions d'accueil de qualité :
- Veiller à la bonne tenue du hall d'accueil et des espaces de convivialité
- Renseigner et orienter les utilisateurs internes sur le fonctionnement de la Maison de la Métropole
- Réserver les salles pour les partenaires en fonction des disponibilités
- Préparer, disposer, débarrasser les boissons, encas et collations lors des évènementiels de la Direction

- Connaître la Fonction Publique Territoriale, ses principes et son fonctionnement
- Connaître les techniques de résolution des conflits
- Connaître les règles d'expression orale et écrite
- Maitriser le fonctionnement de l'Eurométropole (compétences, activités, grands projets, organigramme, élus)
- Maîtriser le standard téléphonique (Kiamo)
- Maîtriser les logiciels bureautiques et leurs caractéristiques (Excel, Word, Power Point, Outlook, Teams...)
- Maîtriser les techniques d'accueil
- Gérer les situations conflictuelles
- Avoir le sens de l'accueil (politesse, amabilité, patience, diplomatie, écoute active...)
- Faire preuve de discrétion professionnelle
- Savoir communiquer avec un public varié
- Disposer d'aisance relationnelle
- Faire preuve d'adaptabilité et de réactivité
- Être rigoureux, autonome et organisé