Assistant Administratif - Assistante Administrative H/F - Institut National Recherche Securite

L'Institut National de Recherche et Sécurité pour les accidents du travail et les maladies professionnelles, référent national en santé et sécurité au travail (580 collaborateurs), met à profit ses ressources pluridisciplinaires pour déployer la prévention des risques professionnels dans les entreprises.

Au sein du département Sciences Appliquées au Travail et aux Organisations (SATO), l'Unité Développement, Appui Technique et Administratif (DATA) mobilise des compétences variées pour accompagner la préparation, la réalisation et le suivi des études et recherches. Elle contribue également au développement et à l'animation des projets internes (communication, HSE) ainsi qu'à la mise en application des procédures (qualité, RGPD, achats, validations, conventions...).

Dans ce cadre, nous recrutons un(e) assistant(e) administratif(ve).

Vos missions :
- Assurer le suivi administratif des dossiers d'études et de recherches (saisie et mise à jour de la base de données et d'outils de suivi),
- Gérer les plannings et organiser des réunions (logistique, salles, visio, comptes rendus si besoin),
- Contribuer à l'organisation d'événements et de réunions scientifiques (ordre du jour, réservations, suivi des frais/déplacements),
- Répondre aux demandes des salariés sur les sujets administratifs du quotidien et les orienter si besoin,
- Assurer le suivi de dossiers transversaux (formations, abonnements, adhésions),
- Rédiger, mettre en forme et assurer le suivi de documents (notes, courriers, procédures, présentations),
- Orienter les demandes d'assistance adressées au département,
- Réaliser des retranscriptions d'entretiens,
- Organiser le classement / archivage (papier / numérique) et contribuer à la gestion documentaire,
- Assurer la gestion et la commande des fournitures.

Rattachement : A la responsable de l'unité DATA

Formation : Bac +2 - Assistant(e)/Secrétaire administratif(ve)

Expérience : 2 ans minimum dans un poste similaire exigée

Compétences requises :
- Maîtrise des outils informatiques et bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
- Maîtrise de la langue française et capacités rédactionnelles.
- Langue(s) : Anglais apprécié

Qualités recherchées :
- Confidentialité,
- Sens du service et de l'accueil,
- Rigueur,
- Autonomie,
- Esprit d'équipe,
- Adaptabilité.

Experience: 2 An(s)

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Recherche-développement en autres sciences physiques et naturelles

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.