Assistant de Gestion et Chargé d'Accueil H/F - Videoformes

VIDEOFORMES est une association culturelle dédiée à la diffusion des arts hybrides et numériques. Elle organise chaque année, au mois de mars, un festival de portée internationale à Clermont-Ferrand. Créée en 1984, l'association emploie 4 salarié-es permanent-es.

L'Assistant-e de gestion joue un rôle essentiel dans le suivi administratif de la structure. Sa mission principale consiste
à assurer le secrétariat courant de l'association, le suivi des ressources humaines, ainsi que le suivi comptable et budgétaire.

Il/elle participe également à l'organisation générale de la manifestation VIDEOFORMES - Festival international d'arts hybrides et numériques de Clermont-Ferrand.

Rigoureux-se et organisé-e, il/elle sait collaborer efficacement avec des équipes pluridisciplinaires.
Une affinité avec le domaine artistique constitue un atout.

Prise de fonction : dès que possible

DESCRIPTION DES MISSIONS ET ACTIVITÉS :

1. Gestion administrative du personnel
En lien avec le délégué général de l'association et le cabinet extérieur en charge de la gestion du personnel et de la paie, il/elle :

- Participe à l'élaboration des contrats de travail, des DPAE, du registre unique du personnel et gère les dossiers du personnel ;
- Assure le règlement des salaires et le suivi des déclarations des charges sociales ;
- Participe à l'élaboration des grilles de modulation pour le personnel permanent et assure le suivi des fiches hebdomadaires de temps de travail ;
- Assure le suivi administratif des volontaires en service civique et des stagiaires ;
- En collaboration avec le régisseur général, assure le suivi de l'embauche des intermittent-es du spectacle.

2. Gestion comptable / budgétaire
En lien avec le cabinet comptable extérieur, il/elle :

- Saisit les écritures comptables ;
- Assure le suivi de la facturation et des règlements (fournisseurs, clients) ;
- Suit les mouvements des comptes bancaires et de la caisse ;
- Assure les relations avec l'expert-comptable et le commissaire aux comptes ;
- Suit les états de trésorerie ;
- Participe à la rédaction des bilans financiers de l'ensemble des activités ;
- Participe à l'élaboration du budget prévisionnel et à l'étude budgétaire des nouveaux projets ;
- Effectue les déclarations trimestrielle et annuelle auprès de l'URSSAF Diffusion.

3. Gestion du secrétariat
Il/elle :

- Assure l'accueil physique et téléphonique ;
- Gère le suivi du courrier entrant et sortant ;
- Assure la tenue des fichiers et des mailings ;
- Gère les fournitures de bureau ;
- Assure le suivi des notes de frais (missions et déplacements) ;
- Gère le suivi des assurances ;
- Participe à la mise à jour du document unique d'évaluation des risques professionnels.

4. Accueil culturel
Il/elle :

- Gère la logistique de l'accueil professionnel, artistique et du public ;
- Assure la gestion de la billetterie ;
- Gère la logistique liée à la restauration, au bar et au catering.

5. Participation à la vie de l'association
Il/elle est :

- Impliqué-e dans l'élaboration du projet culturel global de l'association, les réunions, l'organisation pratique, ainsi que le montage de nouveaux projets.

COMPÉTENCES ATTENDUES :

- Maîtrise des outils informatiques : Pack Office ; logiciel professionnel (Cegid) ;
- Grand sens de l'organisation, réactivité, curiosité et autonomie ;
- Compétences relationnelles et capacité à travailler en équipe et avec des partenaires ;
- Bonnes compétences rédactionnelles ;
- Un bon niveau d'anglais, à l'oral comme à l'écrit, est un plus ;
- Intérêt pour le milieu associatif et pour les domaines artistiques et culturels des arts visuels est un plus.
- Une première expérience réussie dans le secteur administratif est un plus

Experience: Débutant accepté

Compétences: Logiciels comptables,Normes rédactionnelles,Techniques de communication orales, écrites et numériques,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques,Accueillir, orienter, renseigner un public,Effectuer le suivi des commandes, la facturation,Organiser des déplacements professionnels,Réaliser des opérations comptables

Langues: Anglais souhaité

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activités de soutien au spectacle vivant

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).