Assistant de Direction - Secrétaire H/F - Service Public

La direction du cinéma a la responsabilité de l'ensemble des mécanismes de soutien financier au cinéma, qu'il s'agisse de la production, de la distribution ou de l'exploitation.

Elle encourage la création cinématographique et le pluralisme de la diffusion et de l'exploitation.

Elle veille à la plus large diffusion des oeuvres, à l'équilibre entre les différentes formes d'exploitation et au contrôle de la juste répartition des recettes entre les professions cinématographiques.

Elle élabore et met en oeuvre les procédures propres à sa mission, en liaison avec la Direction financière et juridique.Mission:

Assiste au quotidien le(la) Directeur(trice), ainsi que les 2 directeurs(trices) adjoint(es) dans la réalisation de leurs missions.

Activités:

Assistanat du (de la) Directeur(trice):

· Assure l'accueil des visiteurs.

· Filtre les appels téléphoniques et répond aux demandes relevant de sa compétence.

· Assure le traitement du courrier et rédige les réponses aux demandes relevant de sa compétence.

· Rédige et/ou met en forme les courriers officiels et assure leur diffusion et leur suivi.

· Rédige des mémos, fiches bio, fiches films, en amont de réunions.

· Gère l'agenda du (de la) directeur(trice).

· Organise les réunions.

· Organise les déplacements.

· Classe et archive les documents à conserver.

Gestion administrative et logistique de la Direction:

· Saisit les demandes de congés avant validation par le (la) Directeur(trice).

· Gère les stocks de fournitures et effectue les commandes.

· Collecte les notes de frais au retour de missions et les transmet aux Services généraux.

Relais d'information de la Direction:

· Sélectionne et transmet les informations et documents pertinents à son responsable.

· Centralise et oriente les appels au sein de la Direction ou du Centre.

· Sélectionne et transmet des informations et documents relatifs à l'activité de la Direction, à ses interlocuteurs internes et externes.

Connaissances:

· Connaissance de l'établissement

Savoir-faire opérationnel:

· Bureautique et logiciels - Word, Excel, Outlook, Octime

· Accueil téléphonique

· Mise en oeuvre des procédures

Savoir-faire relationnel:

· Adaptabilité

· Rigueur et sens du détail

· Aisance relationnelle et présentation

Etudes exigées:

Formation : Bac ou équivalent reconnu