Assistant Administratif - Assistante Administrative et Comptable H/F - Pôle Emploi

Nous recherchons un ou une gestionnaire de résidence pour assurer la gestion quotidienne d'un établissement résidentiel. En tant que gestionnaire de résidence, vous serez responsable de l'organisation, de la coordination et du bon fonctionnement de la structure, en veillant à offrir un environnement sécurisé, confortable et adapté aux besoins des résident(e)s. Vous travaillerez en étroite collaboration avec les équipes, les familles et les partenaires externes pour garantir un service de qualité. Ce poste offre l'opportunité d'intervenir dans un cadre stimulant où vos compétences organisationnelles et relationnelles seront pleinement valorisées.

ACTIVITÉS EN LIEN AVEC LES RESIDENTS :
Admission :
- Etudier les dossiers reçus sur la plateforme Via Trajectoire selon les modalités d'accueil
- Suivre les demandes puis restituer les informations en réunion de direction
- Répondre aux usagers
- Rencontrer les personnes âgées, les familles, les mandataires afin d'expliquer le fonctionnement et la tarification de l'ehpad
- Recueillir tous les documents nécessaires à l'admission avant l'arrivée du résident
- Préparer le contrat de séjour et fixer le prix de journée avec la direction
- Effectuer les démarches administratives pour le compte du résident s'il le souhaite (information des caisses, ouverture d'une ligne téléphonique, ...)
- Etablir les différents dossiers d'aide pour le compte du résident s'il le souhaite : allocation logement, APA, aide sociale
- Créer le dossier informatique/papier du résident
- Suivre et enregistrer les absences
- Clore le dossier en cas de décès/sortie
- Actualiser régulièrement le dossier du résident
-Déclarations d'impôts, demande de complémentaire santé solidaire, demande de carte mobilité inclusion, demande d'aide auprès du CCAS, etc.
- Demande spécifique : protection juridique, demande à la mairie en cas de décès, etc.
- Mise à jour des informations pour le dossier APA et transmettre notamment les niveaux de dépendance au financeur

Facturation
- Saisir les dépenses variables et les aides
- Etablir les factures mensuelles en tenant compte des éléments d'information transmis par les autres services de l'établissement
- Contrôler, éditer et transmettre les factures
- Encaisser les règlements
- Saisir les règlements dans le logiciel

Statistiques mensuelles ou annuelles
- Suivre les niveaux de dépendance des résidents
- Saisir les mouvements des résidents et les dépenses de soin sur la plateforme Résid Esms
- Etablir à la demande de différents organismes les statistiques demandées

Echanger avec les résidents, les familles, les mandataires
- Être à l'écoute et être en mesure d'apporter les explications et informations sur les aspects administratifs du dossier du résident

ACTIVITÉS COMPTABLE
1. Réaliser la comptabilité Fournisseur et Résidents
- Enregistrement des écritures comptables
- Traitement et règlement des factures
- Rapprochements bancaires
- Suivi des comptes de trésorerie et des comptes tiers
- Suivre l'état des créances résidents et effectuer les relances si nécessaire
- Suivi des dotations soin et dépendance
- Préparation des documents et renseignements pour le bilan annuel
- Rendre compte régulièrement à la direction des ressources et engagements
- Suivre le rattachement des fournisseurs à la centrale d'achats et contrôler les sommes déclarées pour les remises de fin d'année

SECRETARIAT COURANT
- Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Participer au travail de différentes instances de l'établissement sur demande de la direction
- Paramétrage du logiciel Netfactu (changements de tarifs, de logo, informations diverses)
- Organiser les élections du Conseil de la Vie Sociale
- Répondre aux enquêtes
- Effectuer le suivi de certaines déclarations et demandes sur le site des impôts
- Gérer le stock de fournitures et passer les commandes

Experience: Débutant accepté

Compétences: Logiciels comptables,Gestion comptable,Gestion des dossiers administratifs,Codifier une facture,Enregistrer les opérations comptables dans les livres de comptes (achats, ventes, encaissements, paiements, etc),Répondre aux demandes d'information

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Hébergement médicalisé pour personnes âgées

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.