Assistant du Directeur Exécutif H/F - Pôle Emploi

Sous l'autorité du directeur exécutif, la personne recrutée assurera notamment les missions suivantes :
- Assister le directeur exécutif pour des tâches de nature administrative et organisationnelle
- Organiser des séminaires et conférences pour les différents centres de recherche de l'Ifri. Cette mission inclut, entre autres, les tâches suivantes :
- Traiter et suivre les invitations via un logiciel de CRM
- Mettre en ligne les conférences et séminaires en aval et contribuer à leur exploitation en amont (vérifier la présence des participants, mettre en ligne des présentations PowerPoint ou des vidéos, etc.)
- Mettre en oeuvre la logistique des conférences et séminaires (déplacements des intervenants, réservation de salles, accueil des participants, passage des micros, gestion de la visioconférence, etc.)
- Préparer les conférences et séminaires avec les autres fonctions de soutien impliquées (services généraux, communication, .) et avec les prestataires externes (interprétariat, restauration, .)
- Assurer le reporting des conférences et séminaires auprès de la direction.

Experience: 3 An(s)

Compétences: Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer un accueil téléphonique,Archiver des dossiers et documents de référence,Classer des documents,Collecter et analyser des données, des informations,Créer, organiser ou coordonner un évènement,Gérer un planning,Mettre à jour un dossier, une base de données,Organiser des déplacements professionnels,Utiliser les outils numériques

Langues: Anglais exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Recherche-développement en sciences humaines et sociales

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.