Assistant de Direction - Conseil Departemental des Bouches-Du-Rhone H/F - Conseils départementaux

Sous l'autorité du directeur de la forêt et des espaces naturels, cet agent :
- Assure le secrétariat du directeur
- Collabore au suivi administratif des agents
- Elabore et suit la mise en application des procédures administratives transversales
- Assure le suivi du traitement des dossiers confidentiels, accompagne le directeur sur des dossiers spécifiques
Et toute autre mission de service public correspondant à son cadre d'emplois et à son domaine d'intervention.

Secrétariat du directeur
- gérer les contacts et l'agenda du directeur ;
- organiser les rendez-vous, les réunions ; récolter les éléments auprès des sous-directions pour monter les dossiers
- coordonner la fluidité du travail entre les différents secrétariats de la direction ;
- rédiger des comptes rendus de réunions ; rédiger des notes et courriers
Suivi administratif des agents :
-gérer les absences des cadres placés sous l'autorité du directeur, effectuer la saisie sous le logiciel Chronotime et tenir le planning des congés pour l'ensemble de la DFEN ;
- élaborer des tableaux de bord de suivi des heures supplémentaires, indemnités, badgeages etc ; traiter les frais de déplacement
Elaborer et suivre la mise en application des procédures administratives transversales
-veiller au suivi des procédures et à leur mise en application ;
- recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement de la direction ;
- assurer une veille quant à l'harmonisation de ces procédures au sein des différents secrétariats
- être force de proposition pour l'évolution des procédures internes
Assurer le suivi du traitement des dossiers confidentiels, accompagner le directeur sur des dossiers spécifiques
-participer au suivi des projets et activités de la direction ;
- venir en appui du directeur sur des dossiers spécifiques ;
- assurer le suivi des notes et courriers aux élus, cabinet de la Présidente, DGS
- effectuer les tâches de contrôles demandées par le directeur.

Bonne connaissance de l'institution et des services
Bon rédactionnel permettant d'élaborer des notes et compte rendus
Maîtrise des outils informatiques : word, excel, powerpoint.
Capacité d'écoute, d'analyse et sens du travail en équipe
Rigueur et sens de l'organisation
Bon esprit de synthèse
Autonomie et sens de l'anticipation
Confidentialité, respect du devoir de réserve.

DES CONDITIONS DE TRAVAIL ATTRACTIVES :
Tickets restaurant (10.50 euros)
Participation Mutuelle et/ou Prévoyance à hauteur de 72 euros/mois maximum
Participation aux frais de transports sur l'ensemble du territoire départemental
Télétravail possible jusqu'à 2 jours/semaine, selon les nécessités et l'organisation du service
Une prime annuelle de 1 683,98 euros net est versée à tous les agents du Conseil départemental en novembre, au
prorata du temps travaillé.
Régime indemnitaire départemental (application du RIFSEEP, versé mensuellement)
Des offres loisirs, sport et culture pour les agents départementaux
Collectivité conventionnée par le FIPHFP (Fonds pour l'Insertion des Personnes Handicapées dans la Fonction Publique).