Secrétaire Instructeur H/F - Departement des Alpes de Haute Provence

- Réception, filtre et analyse des appels téléphoniques et transmission des messages,
- secrétariat de la cellule de recueil d'informations préoccupantes pour personnes vulnérables (CIPPAV),
- suivi de la messagerie « bientraitance »,
- rédaction et dactylographie,
- gestion du courrier du service départ et arrivé (enregistrement et suivi des réponses) et suivi des parapheurs internes,
- organisation des agendas et prise de rendez-vous,
- suivi des plannings et saisie/vérification des absences des agents du service (congés, RTT, etc.),
- gestion des déplacements du chef de service (réservations, état de frais, etc.),
- préparation et suivi des dossiers (réunion, rendez-vous, etc.),
- classement et archivage des documents,
- gestion des fournitures du service,
- création et mise à jour de divers tableaux de suivi,
- mise en oeuvre, en tant que titulaire, des activités et des procédures de la démarche qualité dans le respect des engagements pris par la collectivité (gestion du tableau de suivi des messages téléphoniques et des demandes de rendez-vous, gestion des statistiques mensuelles, etc.),
- gestion des rapports session Assemblée départementale / Commission permanente (centralisation et saisie des projets de rapports, délibérations etc.),
- instruction des demandes d'aides individuelles supplémentaires,
- instruction des dossiers de demande de subventions des organismes PA/PH,
- suivi des relations avec la direction des solidarités, l'agence régionale de santé (ARS) et l'ensemble des partenaires,

Experience: 6 Mois

Compétences: Classer des documents,Réaliser des opérations comptables,Appliquer un cadre juridique ou réglementaire,Assurer la gestion des courriers entrants et sortants,Concevoir des supports de suivi et de gestion,Contrôler la conformité des documents financiers,Coordonner les tâches administratives,Garantir la confidentialité des informations,Gérer les agendas électroniques,Mettre à jour un dossier, une base de données,Organiser l'archivage des documents,Répondre aux demandes d'information,Structurer, synthétiser des informations

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.