Assistant Administratif - Mairie des Essarts·le-Roi H/F - Communes

L'agent doit assurer quotidiennement la gestion administrative des services techniques.

Accueil et information
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du public, des entreprises et des partenaires.
- Renseigner, orienter et assurer la transmission des informations au sein du service.
Gestion du courrier et des documents administratifs
- Réceptionner, enregistrer, diffuser et classer les courriers entrants.
- Rédiger et préparer les courriers sortants, assurer leur mise à la signature et leur expédition.
- Suivre et archiver l'ensemble des documents administratifs du service.
Suivi administratif des interventions techniques
- Enregistrer, analyser et transmettre les demandes d'intervention (logiciel 3P ou équivalent).
- Suivre les demandes auprès des délégataires et partenaires extérieurs.
- Gérer les plannings du service et consolider les informations nécessaires au pilotage quotidien.
Marchés publics et commande publique
- Assurer le suivi administratif des marchés : annonces légales, courriers, ...
- Préparer les bons de commande validés par la direction, en lien avec le service Finances.
- Assurer la notification des commandes et marchés de service.

Gestion administrative du personnel technique
- Saisir et suivre les heures supplémentaires, présences/absences et congés des équipes techniques.
- Mettre à jour les tableaux de suivi.
Suivi logistique et matériel
- Gérer les stocks de matériels, fournitures, consommables et produits d'hygiène.
- Passer les commandes nécessaires avec validation hiérarchique.
Organisation et coordination
- Programmer et organiser les réunions du service (convocations, salles, documents).
- Assurer le lien entre la direction, les partenaires externes et les autres services municipaux.
Missions spécifiques :
- Gestion du matériel, des clés etc

Formations - Qualifications :
- Baccalauréat général et/ou diplôme dans le domaine du secrétariat

Connaissances particulières :
- Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, Outlook, Internet
- Connaissance du fonctionnement des collectivités et des marchés publics (atout).
- Permis B

Expériences professionnelles :
- Expérience dans l'assistanat / secrétariat souhaitée
Qualités professionnelles :
- Rigueur, autonomie, réactivité
- Dynamique, avec une forte capacité d'adaptation
- Sens de l'organisation et du service public
- Communicant et diplomate