Assistant·e Administratif·ve - Faculté des Sciences et Technologie H/F - Université Paris Est Créteil (UPEC)

La Faculté des Sciences et Technologie offre dans 6 grands secteurs scientifiques des formations fondamentales et professionnalisantes, continue et en apprentissage, en international. Constitué par de nombreux laboratoires de recherche, elle a un rayonnement tant dans les secteurs public et privé mais aussi national et internationalVous avez pour mission la tenue du secrétariat de la direction de la Faculté des sciences et technologie et la gestion des contrats étudiants.

Activités principales :

- Accueil et prise en charge des différents usagers et autres publics (accueil téléphonique et physique)
- Traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage), diffusion d'informations
- Planification et organisation des conseils de gestion et des comités scientifiques et rédaction des comptes-rendus
- Gestion des agendas de la direction
- Organisation des réunions internes et rédactions des comptes-rendus
- Assurer l'interface avec les services de la direction et les partenaires internes et externes

Activités associées :

- Gestion des contrats étudiants : réception et instruction du dossier administratif, complétion du contrat, déclaration et saisie mensuelle des heures travaillées, transmission du dossier et contrat, établissement de l'attestation de service fait et de l'état liquidatif des heures à payer, transmission de l'état liquidatif via l'espace SHAREPOINT (bascule dans OSE au 1er trimestre 2026)
- Gestion et suivi de l'outil CONTRATHEQUE : enregistrement et suivi des conventions sans incidence financière
- Gestion et suivi du circuit de signatures dans l'outil E-Sup Signatures
- Contribution à l'organisation des élections de la composante

Les missions sont susceptibles d'évoluer en fonction des projets d'établissement et des évolutions statutaires ou réglementaires

Agents titulaires de la fonction publique ou contractuels (CDD de 12 mois avec possibilité de renouvellement) ; rémunération basée sur la grille indiciaire des adjoints techniques de recherche et de formation (entre 1600 € et 1650 € nets mensuels pour les agents contractuels expérimentés en fin de carrière)

Connaissances souhaitées :

Environnement : enseignement supérieur et recherche
Techniques d'élaboration de documents
Techniques d'accueil téléphonique et physique
Techniques de communication

Savoir-faire :

Avoir des qualités d'expression orale et des compétences rédactionnelles
Savoir rendre compte
Travailler en équipe
Utiliser les outils bureautiques

Savoir être :

Devoir de réserve
Sens de l'organisation
Réactivité
Sens relationnel