Gestionnaire de Scolarité 1Er Cycle de Médecine - 247 H/F - Université de Toulouse

La Faculté de santé est une composante de l'Université de Toulouse. Créée au 1er janvier 2022, elle est issue de la fusion de 4 facultés : Médecine Rangueil, Médecine Purpan, Sciences pharmaceutique et Chirurgie dentaire. Elle anime une politique de formation et de recherche dans le champ de la santé et du soin. En termes de formation, elle a en charge l'organisation des études de santé, la gestion et la délivrance des diplômes des études médicales, des études de maïeutique, des cursus paramédicaux universitaires (orthophonie, orthoptie, psychomotricité, audioprothèse, infirmier en pratique avancée) et universitarisés; des études de sciences pharmaceutiques et d'odontologie. Elle en porte la responsabilité administrative, financière et patrimoniale. Elle assure une articulation avec les activités de recherche dont les thématiques lui sont rattachées. Elle est constituée de 3 départements d'enseignement et de 4 divisions transverses.

Organisation des activités et des missions de la Faculté en chiffres : Etudiants : 17 000 ; Enseignants et enseignants chercheurs : 736 ; Personnels administratifs et techniques : 266 ; Budget géré : 10 millions d'€.

Le poste proposé relève du département Médecine, Maïeutique et Paramédical et plus précisément à la scolarité des études de médecine (1er cycle) site du 37 allées Jules Guesde 31000 Toulouse.Réaliser de manière polyvalente et autonome, des activités de gestion de scolarité au sein du bureau des formations en sciences médicales.

Organiser la gestion administrative des étudiants en 1er cycle de médecine

- Accueillir et informer les étudiants durant leur année

- Suivre les inscriptions administratives

- Effectuer les inscriptions pédagogiques dans l'application

- Elaborer et communiquer les emplois du temps

- Editer les procès-verbaux d'examens, préparer et suivre les délibérations du jury

- Publier les résultats

- Gérer et mettre en ligne des données de la scolarité sur le site de l'université

- Saisir les emplois du temps sur CELCAT

- Préparer les contrats pédagogiques

- Gestion des UE optionnelles

Organiser les examens :

- Assurer le suivi et l'organisation des examens

-Préparer le matériel de composition nécessaire

-Surveiller les épreuves

- Aide ponctuelle apportée aux collègues gestionnaires de scolarités

- Participation à la surveillance des examens du Département de Médecine Maïeutique Paramédical

- Participation aux événements de la Faculté de santé (EDN, ECOS, tenue bureaux de vote...)

Informations complémentaires :

Horaires décalées en périodes d'examens - télétravail possible après 1 an d'ancienneté.

Connaissances :

- Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de la faculté de Santé et de l'université de Toulouse

- Connaissance de l'environnement et de la réglementation des établissements de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche

- Connaissance du déroulement des études médicales.

- Connaissance des modalités de contrôle des connaissances, syllabus, du règlement des études et des procédures relatives à la gestion de la scolarité.

- Connaissance générale des techniques de gestion administrative, secrétariat et outils informatiques

Savoir-faire technique :

- Maitrise des outils bureautiques et logiciels (Apogée, Celcat, Uness Theia , trouver mon master, ecandidat)

- Maitrise des techniques d'accueil physique et téléphonique

- Maitrise des techniques de rédaction administratives

- Planification et organisation de sa charge de travail

Savoirs comportementaux :

- Sens de l'initiative, Adaptation, Rigueur et Précision

- Travail en équipe

- Capacités relationnelles et de communication

- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité

- Discrétion, polyvalence, réactivité et dynamisme

Diplômes requis : Bac

Expérience souhaitée : Débutant.e accepté.e