Chargé de Voyages - Industrie H/F - CDI Flex’

le Groupe ACE innove avec le CDI à temps partagé :
Détachement longue durée de collaborateurs pour une pré-embauche ou une mission donnée, flexibilité et sécurisation pour l'entreprise comme pour le collaborateur.CDIFLEX recrute pour un de ses client, une Chargé de Voyage en enrteprise, pour un CDI.

Vos missions principales

Administration et conformité des missions

Création et gestion des ordres de mission dans le respect de la réglementation
Constitution des dossiers administratifs réglementaires : déclarations Urssaf/CPAM, demandes d'autorisations (zones à risque), attestations diverses
Instruction et suivi des demandes de visa (eVisa, visa papier, visa de travail)
Contrôle de la validité des documents officiels : passeports, CNI, carnets de vaccination
Planification des rendez-vous administratifs nécessaires

Gestion administrative et comptable

Création et mise à jour des profils voyageurs dans les systèmes d'information
Intégration et mise à jour des données dans les bases RH et comptables
Alimentation du tableau de suivi des missions (calcul des primes, codification comptable)
Vérification et validation de la facturation fournisseurs
Production de reportings mensuels d'activité (statistiques missions, nuitées, astreintes)

Coordination logistique et achats

Recherche et comparaison des solutions de transport et d'hébergement
Réservation des prestations : billets (train, avion), hôtels, véhicules, transferts
Gestion administrative des modifications et annulations
Application de la politique voyages de l'entreprise

Relations fournisseurs et coordination

Interface avec l'agence de voyages partenaire et les prestataires
Coordination avec les entreprises sous-traitantes
Support administratif ponctuel au pôle assistanat et aux équipes projets

Formation : Bac +2 minimum en gestion administrative, assistanat ou équivalent

Expérience : 2 ans minimum en gestion administrative de déplacements professionnels

Compétences Administratives Et Organisationnelles

Rigueur dans le traitement des dossiers administratifs et le respect des procédures
Maîtrise des circuits de validation et de la conformité réglementaire
Gestion des priorités et des délais contraints (urgences, modifications de dernière minute)
Capacité d'anticipation (événements perturbateurs, échéances administratives)
Excellente maîtrise du Pack Office, particulièrement Excel (tableaux de bord, reporting)
Utilisation d'outils de réservation en ligne et logiciels de gestion

Compétences Relationnelles

Sens du service et qualités relationnelles (collaborateurs, fournisseurs, sous-traitants)
Esprit d'équipe et capacité à collaborer avec différents services
Diplomatie et gestion des situations de stress

Langues

Anglais niveau B1 requis :
À l'oral : accueil de visiteurs anglophones, transfert d'appels
À l'écrit : rédaction de courriels, compréhension de documents légaux
Type d'emploi : CDI

Statut : ETAM (rémunération horaire + RTT).
Salaire entre 14EUR/16EUR pour 169h.

Horaire variable pour 39h hebdomadaire avec présence obligatoire : arrivée entre 7h30/9h puis 11h30/14h et 16h/19h.

3 modes de restaurations subventionnés (au choix) + boissons chaudes gratuites
Mutuelle & Prévoyance
Prime d'intéressement
Compte Epargne Temps
Prise en charge des abonnements transport en commun
Comité Social et Economique dynamique