Assistant de Direction Générale - Maire H/F - Mairie

L'assistante de direction générale / secrétaire générale apporte une aide permanente au Maire, au Directeur général des services en termes d'organisation personnelle, de gestion, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.
Elle/il assure le secrétariat général en lien avec les directions de la ville et conduit des projets transversaux pour le compte de la direction générale. Elle coordonne les relations entre les assistantes de direction.

Secrétariat général:
Gestion des Comités de pilotage et direction (ordres du jour, comptes-rendus, tableaux de bord, archivage)
Gestion des Conseils municipaux
Préparation de séances (dossier, interventions, diaporama, salle.)
Suivi des séances (PV, compte-rendu, transmission préfecture et affichage, diffusion interne, registres...)
Gestion administrative des conseillers (secrétariat des informations, démission et installation, calendriers.)
Référent archive de la collectivité
Gestion du courrier et des courriels entrants de la collectivité
Gestion des abonnements professionnels et fournitures administratives
Rédaction et suivi des actes administratifs et transmission à la préfecture
Suivi du budget et des commandes du secrétariat général

Assistance de Direction générale pour le Maire, le DGS :
Organisation et planification des réunions
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique (rapports, diaporamas, courrier.)
Recherche et diffusion d'informations, rédaction de notes
Suivi des projets et activités de la direction, suivi des échéances (tableaux de bord)
Accueil téléphonique et physique au secrétariat
Gestion de l'information, classement et archivage de la direction générale
Organisation des déplacements et formations des élus
Conduite de projets transversaux pour le compte de la direction générale

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).