Secrétaire de Direction H/F - Association Departementale des Pupilles

Rattaché(e) à la Directrice du Dispositif Animation du Territoire, vous assurez l'interface administrative et organisationnelle entre les dispositifs, leurs partenaires et le siège de l'association.
Le.la secrétaire de direction interviendra transversalement sur quatre dispositifs :
- Communauté 360 Rhône et Métropole de Lyon
- Cellule de Faciliteurs de Parcours de Vie Rhône et Métropole de Lyon
- Équipe Relais Handicaps Rares Auvergne-Rhône-Alpes
- Dispositif régional temporaire Communication Alternative et Améliorée
Ces dispositifs évoluent dans le champ du handicap afin de favoriser la fluidité des parcours des personnes concernées et de leurs aidants, en lien étroit avec de nombreux partenaires. Le.la secrétaire de direction soutiendra leur fonctionnement administratif, organisationnel et logistique, afin de faciliter la mise en
oeuvre de leurs missions.

Les missions
- Assurer le suivi administratif et organisationnel transversal des quatre dispositifs : documents, tableaux de bord, comptes rendus, archivage.
- Gérer la communication et le suivi avec les partenaires.
- Participer à la structuration et l'organisation des informations.
- Être force de proposition sur les outils et méthodes permettant d'améliorer l'efficacité et la coordination (logiciels, processus, outils collaboratifs...).
- Participer à l'administration RH et comptable : suivi des absences, préparation des éléments variables de paie, suivi des dossiers du personnel et des stagiaires.
- Contribuer à l'amélioration continue des procédures et pratiques administratives.

Le profil
- Assurer le suivi administratif et organisationnel transversal des quatre dispositifs : documents, tableaux de bord, comptes rendus, archivage.
- Gérer la communication et le suivi avec les partenaires.
- Participer à la structuration et l'organisation des informations.
- Être force de proposition sur les outils et méthodes permettant d'améliorer l'efficacité et la coordination (logiciels, processus, outils collaboratifs...).
- Participer à l'administration RH et comptable : suivi des absences, préparation des éléments variables de paie, suivi des dossiers du personnel et des stagiaires.
- Contribuer à l'amélioration continue des procédures et pratiques administratives.

Type de contrat : CDD jusqu'au 31/07/2026
Temps plein
Lieu de travail : basé à Lyon 6ème

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Techniques de numérisation,Techniques de prise de notes,Assurer un accueil téléphonique,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence,Classer des documents,Collecter et analyser des données, des informations,Créer, organiser ou coordonner un évènement,Gérer un planning,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Relayer de l'information,Utiliser les outils numériques

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Action sociale sans hébergement n.c.a.

Liste des qualités professionnelles:
Etre force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.