Assistant Administratif H/F - Oph Communautaire de Plaine Commune

Sous la responsabilité de l'assistante de Direction, l'assistant(e) administrative H/F est chargé(e) d'assurer l'administration des activités de l'agence. Il(elle) se situe en amont de la prise de décision qu'il (elle) vise à faciliter, et en aval pour permettre sa mise en oeuvre. Il (elle) remplit ses missions en équipe et participe à la démarche qualité et à la réactivité du service rendu.

Il (elle) sera plus particulièrement chargé(e) d'intervenir sur les missions suivantes :

Accueil du public

- Assurer l'accueil téléphonique et physique des locataires et interlocuteurs de l'Agence

- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent

- Transférer les appels/visiteurs vers le collaborateur concerné

- Assurer l'information des interlocuteurs de l'Agence

- Remettre les formulaires aux locataires

Assistanat

- Rédiger des affiches d'informations à l'attention des locataires

- Effectuer les opérations classiques de secrétariat

- Saisir les engagements et les factures

- Saisir les réclamations recueillies par les gardiens dans la GRT

- Saisir les courriers de la GRT

- Saisir et relancer les diagnostics gardiens

- Saisir des diagnostics réalisés par les gardiens d'immeubles suite à des réclamations

- Informer les locataires sur les modalités de traitement de leur réclamation

- Assurer l'enregistrement informatique dans le logiciel métier des réclamations des locataires

- Assurer le suivi de 1er niveau des réclamations

Profil :

Formation : Baccalauréat Accueil Relation Client Usagers
Maitrise des outils bureautiques
Qualités relationnelles, sens du service et de l'organisation
Excellente expression orale et écrite

Experience: 3 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données

Langues: Français souhaité

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Location de logements

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.