Assistant Administratif du Laboratoire de Mathématiques H/F - Service Public

La personne recrutée exercera ses activités au Laboratoire de Mathématiques Appliquées (LMAC) - Département Génie Informatique, en support des activités des enseignants-chercheurs et chercheurs. Elle sera amenée à travailler en étroite collaboration avec les membres du laboratoire.

Elle travaillera en coopération régulière avec l'ensemble des services de l'établissement (direction des systèmes d'information, direction du patrimoine et de la logistique, direction des ressources humaines...) et des interlocuteurs externes dans le contexte de la mission.Votre mission est d'assurer des fonctions polyvalentes d'assistance administrative au Laboratoire de Mathématiques (LMAC).

Nous recherchons une personne dynamique, organisée et ayant un bon sens du relationnel. La maîtrise des outils informatiques et une connaissance de l'enseignement supérieur sont des atouts pour ce poste.

Vous aurez la possibilité de :

Travailler dans un cadre agréable et stimulant, au service de la communauté universitaire (étudiants, chercheurs, enseignants-chercheurs...)
Intégrer une équipe motivée
Bénéficier de conditions de travail permettant un bon équilibre vie professionnelle - vie personnelle.
Vos activités principales
Secrétariat / communication

Accueillir, informer, orienter les différents publics (enseignants, doctorants, étudiants, visiteurs) et répondre aux demandes d'informations
Assurer la préparation, l'accompagnement et le suivi des arrivants au LMAC (enseignants, doctorants, chercheurs, invités étrangers, stagiaires...)
Prendre en charge la gestion administrative (courriers, instruction de dossiers, suivi de dossiers, archivage...)
Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures, réservations diverses)
Contribuer au fonctionnement de l'équipe (réunions, missions, circulation de l'information) et au suivi de réunions (prise de note, compte-rendu)
Contribuer activement aux manifestations du laboratoire (Séminaires, journée scientifique, AG...)
Gestion financière

Établir les ordres de mission (OM), préparation et suivi, recueillir les justificatifs et renseigner les états de frais
Établir les demandes d'achat après avoir obtenu les devis ; s'assurer du service fait ; recueillir les pièces justificatives à transmettre au service facturier de l'agence comptable ; assurer un suivi
Coordonner avec les chercheurs la mise en oeuvre et le suivi financier de leurs projets de recherche (Région, ANR, Europe, ...) avec le référent de gestion du laboratoire
Assurer la gestion financière du LMAC (recettes et dépenses)
Assurer l'interface avec les services de l'UTC (direction des affaires financières et agence comptable).

Expérience

Expérience professionnelle exigée dans le domaine d'activité, tout particulièrement au sein d'un opérateur de l'État.

Compétences

Connaissances

Mode de fonctionnement d'une administration publique
Connaissance générale des logiciels de gestion financière et budgétaire publique (SIFAC) ou expérience SAP (progiciel de gestion intégrée)
Culture internet
Bonne expression écrite et orale
Langue anglaise A1 / A2
Compétences opérationnelles

Maîtriser les outils bureautiques, traitement de texte et tableur particulièrement
Communiquer et faire preuve de pédagogie
Savoir rédiger
Travailler en équipe
Savoir rendre compte et alerter
Compétences comportementales

Rigueur / fiabilité
Sens de l'organisation
Réactivité
Sens relationnel, courtoisie et esprit d'équipe
Capacité d'écoute
Capacité d'adaptation
Disponibilité
Diplôme et formation

Diplôme : baccalauréat au minimum, Bac +2 souhaité
Domaine de formation: gestion administrative.