Secrétaire H/F - Service Educatif et Mission D'encadremen

1. Intitulé du poste
Secrétaire Administrative - Pôle Administratif & Multi-Sites
2. Positionnement dans l'organigramme
- Sous l'autorité directe du Directeur Général
- En lien fonctionnel avec la secrétaire, les Chefs de Service, l'équipe éducative, la comptabilité
et les partenaires externes
- Poste transversal intervenant sur Strasbourg, Nantes et les 4 maisons
3. Finalité du poste
Assurer la gestion administrative, documentaire et réglementaire de la structure, garantir la fiabilité
des dossiers (salariés, autos, jeunes), soutenir les équipes éducatives et contribuer à la qualité du
service rendu aux jeunes accueillis.
4. Missions principales
A. Gestion du secrétariat général
- Traitement des mails (3 boîtes), gestion des appels, veille administrative
- Enregistrement, classement et archivage des documents (Drive + papier)
- Impression et diffusion des documents nécessaires aux équipes
- Gestion logistique simple (réunions, déplacements, fournitures)
B. Gestion administrative du personnel
Outils : Drive - Skello
1. Dossiers salariés & autos ( 42 dossiers)
- Mise à jour des dossiers : attestations d'honorabilité, vigilance, RIB, pièces administratives
- Gestion des contrats de travail, avenants, attestations
- Suivi des CPS, fiches mission
- Gestion Mutuelle / Prévoyance
- AST : programmation des RDV, suivi de l'enquête annuelle
- OPCO : déclarations, suivi des actions, demandes de remboursement
- Gestion des cartes professionnelles
2. Conformité réglementaire
- Vérification de la complétude et conformité des dossiers
- Mise à jour du registre du personnel
- Préparation des éléments en cas de contrôle (Inspection du travail, URSSAF, OPCO, etc?)
C. Gestion administrative des jeunes
Outil : Silao
- Récupération, scan, renommage et enregistrement des documents
- Mise à jour des dossiers jeunes
- Mise à jour de la liste de présence dans les établissements
- Tenue du registre Entrée/Sortie
- Suivi et relance des conventions
- Préparation des documents pour réunions, bilans, audiences
D. Aide à la comptabilité
1. Factures
- Numérotation, tampon comptabilisé, scan sur Pennylane?
- Contrôle des factures OPCO et AST
- Lecture du Grand Livre + relances
2. Production comptable
- Établir les factures mensuelles des prix de journée ( 20/mois)
- Dépôt sur Chorus ou envoi par mail
- Établir les décomptes valorisés des autos ( 26 autos)
- Contrôle + relances en lien avec les chefs de service
3. Documents institutionnels
- Participation au Rapport budgétaire
- Contribution au Rapport d'Activité
- Plan de formation
E. Coordination multi-sites
- Harmonisation des pratiques administratives entre Strasbourg et Nantes
- Transmission fluide des informations entre les équipes
- Gestion des urgences administratives liées aux admissions rapides ou situations complexes
F. Soutien aux équipes éducatives
- Préparation des dossiers pour réunions d'équipe
- Mise à disposition des documents nécessaires aux éducateurs
- Centralisation des demandes administratives
- Aide à la mise en forme de documents éducatifs
G. Suivi d'indicateurs et reporting
- Mise à jour d'indicateurs mensuels (présences, admissions, formations, AST, .)
- Extraction de données (Silao, Skello,)
- Préparation de tableaux de bord pour la direction
H. Participation à l'amélioration continue
- Proposition d'améliorations des procédures administratives
- Participation à la rédaction et mise à jour des protocoles internes
- Contribution à la démarche qualité (HAS, bonnes pratiques)
I. Relations avec les partenaires
- Interface administrative avec ASE, établissements scolaires, OPCO, AST, mutuelles,
prévoyance, fournisseurs
- Transmission des documents demandés
- Suivi des conventions et contrats externes
5. Compétences requises
Savoirs
- Connaissance du secteur social/médico-social
- Maîtrise des outils collabora

Experience: 1 Mois

Compétences: Gestion administrative du courrier,Logiciels comptables,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la gestion administrative d'une activité,Réaliser des opérations comptables,Réaliser la gestion administrative du personnel,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Hébergement social pour enfants en difficultés

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.