Adjoint Évènementiel et Sureté H/F - Aix Marseille Université

La Direction d'Exploitation, du Patrimoine, Immobilier et Logistique (DEPIL) est un service structuré en 4 pôles métiers de pilotage et de conseil :

Pôle Logistique : Moyens généraux, parc véhicules, téléphonie mobile, espaces verts, gardiennage, logements de fonction
Pôle Maintenance-Exploitation : Contrats de maintenance, vérifications techniques réglementaires, gestion des fluides
Pôle Systèmes d'Impression : Reprographie, parc photocopieurs, ateliers de production? etc.
Pôle Travaux : Gros entretien, renouvellement, sécurité
Elle participe à la définition de la politique patrimoniale de l'établissement.

Elle organise l'ensemble des activités d'exploitation patrimoniale, de logistique et de systèmes d'impression, pour assurer la continuité du service public et la sécurité des usagers, dans une optique d'optimisation des coûts. En fonction des modèles d'organisation A-B-C-D, la DEPIL s'engage à assurer les activités définies sur les Contrats de Services avec l'ensemble des composantes.

Elle assure ainsi la coordination de multiples activités patrimoniales en interface avec les usagers sur les 5 grands campus d'AMU, les sites isolés et le siège du Pharo (57 sites sur une surface totale d'environ 800.000m² SHON et comporte près de 200 agents).Le contexte :

La personne est placée sous la responsabilité hiérarchique du Responsable Logistique et de son adjoint de la DEPIL du Campus Aix et en lien fonctionnel avec la Direction de la Sûreté et de la Sécurité de Défense (DSSD).

L'activité du service s'exerce au sein de la DEPIL du Campus Aix sur l'ensemble du site Schuman et des sites délocalisés extérieurs de l'Université dans, et/ou hors des bâtiments. Ce poste est assujetti aux contraintes de la fonction de Coordinateur logistique et sureté.

La personne recrutée assurera le lien entre les équipes de la logistique de la DEPIL et de la sureté, par l'intermédiaire du chef du PC gardiennage et sûreté (entreprise externe).

La mission :
La personne recrutée sera en charge de la planification, de l'organisation, et de la coordination de divers types d'événements en lien avec les prestataires et services sur les sites aixois en charge de la DEPIL du Campus Aix.

Et sera aussi en charge de :

- Comprendre les exigences et les détails de chaque événement de type colloques, conférences, soutenance de thèse, remise de prix, élections, examens, production cinématographique, etc.
- Réaliser les visites des espaces avec les personnes qui envisage d'organiser un événement sur le site (colloque, conférence, tournage, remise de diplôme, etc.).
- Etudier les besoins et faire établir les devis et assurer le suivi administratif et technique (via la gestionnaire dédiée) des différents prestataires impliqués sur les événements (restauration, nettoyage, sécurité).
- Coordonner, gérer, organiser, communiquer les différentes interventions nécessaires aux services de logistique opérationnelle pour les préparations en conformité de règles d'hygiène et sécurité, la cellule location pour le suivi des conventions, les services de maintenances en amont et pendant les évènements.
- Gérer les supports de communication nécessaires aux événements (signalétique, badges, etc.).
- Gérer le logiciel et le matériel de vidéoprotection du site (visionnage en cas de besoin, contrôle, rapports journaliers, maintenance, etc.) en relation avec la DSSD et le prestataire de gardiennage et sureté du campus.
- Contrôler les parcs de stationnement (stationnement prolongé, véhicule non répertorié, etc.).
- Alerter le PC sureté en cas de trouble ou acte de malveillance du fait d'un (des) usager(s) en relation avec le responsable des agents du prestataire de gardiennage et de sureté.
- Prendre en charge et rédiger les déclarations des constats amiables (véhicules et autres) lors d'un sinistre sur le Campus Aixois avec prise de photos si nécessaire et recueil de témoignages, assurer le suivi de dossier avec les assurances et les services tiers.
- Participer aux réunions de service.

Vous possédez une bonne maîtrise des bases de la logistique : préparation et aménagement d'espaces, gestion du matériel et coordination d'interventions. Vous connaissez bien les règles de sécurité et d'hygiène applicables dans les lieux accueillant du public, ainsi que les principes de prévention au travail.

À l'aise avec les outils informatiques, vous savez utiliser les logiciels de bureautique (Word, Excel, messagerie, outils partagés) et saurez rapidement prendre en main les applications liées à l'organisation (gestion des salles, plannings, etc.).

Vous êtes attentif à votre environnement professionnel et saurez rapidement connaître les différents sites, leurs spécificités et leurs zones à accès réglementé.

Vous savez faire le lien entre différents acteurs : votre hiérarchie, les services internes, les prestataires ou les organisateurs d'événements. Vous veillez au respect des règles de sécurité et accompagnez les équipes dans leur application. Vous savez planifier, anticiper et coordonner les actions pour que les événements se déroulent dans de bonnes conditions.

Curieux et à l'écoute, vous savez vous adapter à des situations variées et parfois imprévues. Vous faites preuve de calme et de discernement face à une difficulté ou un conflit.

Votre sens du service, votre disponibilité et votre esprit d'équipe vous permettent d'apporter un vrai soutien logistique et humain aux activités du campus.