Assistant·e de Gestion Administrative - Communaute de Communes de la Region de Rambervillers H/F - Structures de coopération territoriale

Sous l'autorité de la responsable du pôle Services à la Personne, l'assistant.e de gestion administrative assure la gestion administrative quotienne du pôle dans plusieurs domaines.

Il/elle est en charge de :

1.Logiciel ABELIUM : gestion des repas du périscolaire
-Gestion et l'organisation des repas des sites périscolaires (paramétrage périodes d'inscription + portail familles + tarifs...)
-Vérification/suivi des réservations
-Création, vérification et modification des dossiers familles
-Diffusion des informations à l'attention des parents (actualités, menus, mails groupés...)
-Assistance auprès des familles (réservation, annulation, renseignements, assistance)

2.RH : assurer le suivi des contrats avec le service RH
-Suivi des renouvellements de contrats et des heures des agents
-Vérification des frais de déplacement des itinérantes pour transmission aux ressources humaines

3.Finances : en lien avec la responsable de service de l'équipe administrative du pôle
-Réunions de préparation au budget
-Réalisation des bons de commande via JVS
-Vérification des factures quotidiennes
-Vérification pointages de repas enfants et animateurs pour facturation

4.Secrétariat / administratif : en binôme avec la secrétaire administrative
-Réponse aux appels standard, ligne directe et portable, mails et courriers concernant le périscolaire, la facturation, les agents, les prestataires.
-Calendriers des salles d'activités
-Suivi du billet collectif (transport)
-Inscription bus pour les animateurs
-Accompagnement administratif des agents d'animation

-Formation administrative ou expérience confirmée dans le domaine du secrétariat, idéalement en collectivité territoriale
-Connaissance du fonctionnement des collectivités locales et des procédures administratives
-Maîtrise des règles comptables et budgétaires de la comptabilité publique
-Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie électronique) et des logiciels métiers (ABELIUM, ...)
-Rigueur, sens de l'organisation, polyvalence et autonomie dans la gestion des tâches
-Capacité d'adaptation
-Bon relationnel et sens du service public, diplomatie et discrétion