Assistant Administratif - Assistante Administrative H/F - France Travail

Assurer une veille pour garantir la disponibilité des ressources matérielles nécessaires au bon déroulement des sessions de formation (devis / commandes, fournitures)
Participer à la réservation des salles
Editer diffuser, classer, transmettre, rassembler et archiver l'ensemble des documents (dossier stagiaire, dossier de financement stagiaire, convocation, convention, programme, feuille d'émargement, attestation de présence, bilans /évaluation, validation) nécessaires à la réalisation et au règlement des actions par les financeurs
Assurer l'indexation et l'archivage des supports de formation
Assurer la réalisation des dossiers de rémunération des stagiaires et la déclaration de leur frais de déplacement (pour les financements qui le nécessitent)
Préparer et saisir les données permettant le suivi des stagiaires et de l'activité (fiches stagiaires, clients, conventions, inscriptions,.) et éditer les différents documents (attestation, feuille d'émargement, contrat individuel de prestation, convention, tableaux de suivi des inscriptions, .)
Utiliser les interfaces informatiques des différents financeurs ou partenaires pour la saisie des données demandées
Assurer l'accueil des intervenants (orientation vers les lieux de réunion et formation, distribution des éventuels documents, équipement de la salle, organisation de leur hébergement et restauration) et éditer les dossiers inhérents à leurs frais de déplacement
Contribuer à l'organisation des jurys (réception/transmission des mémoires, courriers de convocation)
Participer aux réunions, préparer et diffuser le compte-rendu, après validation, à qui de droit
Saisir les données de mise à jour du fichier clients et prospects du GRETA
Réaliser des mailings et phonings en lien avec l'assistant(e) Commerciale et de Communication
Contribuer à promouvoir l'image du GRETA en assurant l'accueil téléphonique et physique du pôle ainsi que la gestion des courriels reçus
Assurer un 1er niveau d'information du public (objectifs de l'action, tarifs, calendriers, procédures de sélection, d'inscription).
Assurer un rôle d'interface entre les stagiaires et le GRETA (orientation vers les lieux de réunion et de formation, distribution des éventuels documents préparés)
Rappeler aux différents acteurs les procédures administratives
Contribuer au respect du règlement intérieur en vigueur par l'ensemble des acteurs présents sur le pôle
Participer en lien avec l'assistant(e) Commerciale et de Communication à la mise à jour des supports d'information, du site Internet
Contribuer aux démarches Qualité engagées au sein du GRETA
Participer aux réunions /séminaires et enquêtes organisés par la direction du GRETA
S'assurer de la mise à jour régulière de ses compétences et actualiser son CV
Participer à la continuité de service au sein d'une équipe

Experience: 36 Mois

Compétences: Bac pro assistance à la gestion des organisations et de leurs activités,Gestion administrative du courrier,Accueillir, orienter, renseigner un public,Assurer la gestion administrative d'une activité,Classer des documents,Définir des besoins en approvisionnement,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Organiser des déplacements professionnels,Organiser la logistique des recrutements et des formations,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.