Assistant Administratif - Assistante Administrative H/F - Aeneas Securite

ÆNEAS est un cabinet spécialisé dans la prévention et la maitrise des risques liés à la sûreté et à la sécurité.
Placé sous l'autorité de la responsable des ressources humaines, l'Assistante administrative et RH réalise le suivi administratif de la gestion du personnel (contrats, absences, visites médicales, déclarations aux organismes sociaux, ...), le suivi général administratif de l'entreprise et l'accueil des bureaux.

Taches majeures :

1- Gestion administrative RH

- Accueil physique et téléphonique (standard) / filtrer les appels
- Création des dossiers candidats et salariés, vérification des cartes pro
- Déclaration d'embauche des salariés
- Rédaction de contrats de travail, de sous-traitance.
- Suivi des visites médicales et formations salariés
- Création et actualisation de bases de données

2- Salariés évènementiels

- Saisie des renseignements viviers RH dans les bases de données (fichiers Access, logiciel de plannings)
- Envoi et réception du courrier et des colis entrant et sortant (La Poste)
- Traitement des notes de frais agents

3- Classement et archivage

- Documents/dossiers - papiers/informatique

4- Avantages :

- Aide au logement
- Prise en charge du transport quotidien

5- Process de recrutement :

- Un entretien téléphonique avec le service RH
- Un entretien physique / visio avec le service RH et l'assistante administrative
- Un entretien avec la direction

Lieu du poste : En présentiel
Niveau requis : Bac +2 ou équivalent.
Type d'emploi : Temps plein, CDI

Experience: Débutant accepté

Compétences: Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence,Réaliser la gestion administrative du personnel,Renseigner, mettre à jour une documentation technique,Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activités liées aux systèmes de sécurité

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).