Assistant de Direction - Ville d'Angers H/F - Communes

La Ville d'Angers recrute pour sa Direction Jeunesse et vie étudiante un Assistant de Direction (F/H)

CONTEXTE : Le Pôle Ressources de la direction Jeunesse recrute un Assistant de direction pour accompagner le directeur dans la gestion quotidienne des activités administratives du service jeunesse, le suivi des projets, la coordination RH et la préparation des instances.

Vous aurez pour missions :

1. D'assister le directeur et l'équipe de direction
- Optimiser la gestion des activités administratives et logistiques de la direction (agendas, mails, fournitures, réservation de salles) ;
- Participer à la transmission et à la rédaction des informations des cadres du service ;
- Assurer l'interface avec l'ensemble des services internes et externes ;
- Être en charge des agendas et de l'organisation des réunions internes et externes ;
- Assurer la gestion matérielle et administrative des dossiers en cours, de leur préparation à leur archivage ;
- Jouer un rôle d'interface dans les interactions en étant le point d'entrée des appels, des courriers et des mails ;
- Veiller à la qualité des supports de présentation, au contenu des comptes rendus et participer à l'organisation d'événements professionnels.

2. De contribuer à la préparation et à l'exécution budgétaire des engagements
- Assurer la gestion administrative et la saisie dans l'outil Grand Angle de la préparation et de l'exécution budgétaire, dans le respect du délai global de paiement, et en appliquant les règles comptables et internes ;
- Soutenir l'opérationnel en répondant aux appels d'offres, aux consultations et en rédigeant des accords ou procédures.
- Assurer le suivi des budgets, des factures et des commandes.

3. De suivre les Ressources Humaines
- Assurer le suivi RH des agents en lien avec la DRH : suivi des absences, congés, arrêts maladie, formations, entretiens professionnels...

4. Activités complémentaires
- Assurer le suivi des délibérations : enregistrement sous OXYAD, respect des délais, lien avec la préfecture ;
- Référent informatique de la direction ;
- Mettre à jour les coordonnées des partenaires : enseignement secondaire, supérieur, associations....

De formation Bac +2 dans le domaine administratif et secrétariat ou équivalent avec une expérience souhaitée sur un poste similaire.

Vous êtes reconnu pour votre capacité d'adaptation et vos qualités relationnelles et rédactionnelles.
Vous appréciez le travail en équipe et vous êtes à l'aise pour aller vers l'autre.
Vous êtes en capacité d'adapter votre attitude et votre posture professionnelle selon le public.
Organisé et rigoureux, vous avez le sens de la discrétion et de la confidentialité.

Vous maîtrisez des outils bureautiques (Citrix espace, SharePoint).