Secrétaire Pédagogique et Administratif·ve H/F - Aix Marseille Université

Au coeur du département Gestion Logistique et Transport, ce poste joue un rôle central dans le bon fonctionnement des formations, en formation initiale comme en apprentissage. Il contribue activement à la gestion pédagogique et administrative des promotions, en lien étroit avec les directions d'études, les responsables de cycle et le pilotage du département. Véritable appui au quotidien, il accompagne les responsables de formation et les chefs de projet sur les plans administratif, technique et logistique, tout en assurant la fiabilité des actes de gestion dans le respect des procédures de l'établissement.

L'activité s'inscrit également dans une forte dynamique pédagogique et relationnelle. Le poste constitue un point d'accueil et de référence pour la population étudiante, le corps enseignants vacataires et les équipes professionnelles extérieures, en assurant l'information, l'orientation et le suivi tout au long des parcours. Il prend en charge la gestion des candidatures, le suivi des cohortes, des absences et des emplois du temps, ainsi que l'organisation matérielle des examens, des jurys et des soutenances, jusqu'à la production des relevés de notes et l'archivage des dossiers.

Ce rôle participe pleinement au développement et à l'animation des relations avec les entreprises partenaires, tant pour les stages que pour l'alternance. Il accompagne l'organisation des recrutements, soutient la recherche de contrats, assure le suivi des périodes en entreprise et travaille en lien étroit avec le CFA et les services de formation continue, notamment pour le suivi administratif et les enquêtes d'insertion professionnelle.

Enfin, le poste s'inscrit dans une démarche d'amélioration continue de la qualité des formations. Il contribue à la structuration et à la synthèse des documents pédagogiques, participe aux réunions d'information, au suivi des dispositifs qualité et à la préparation des audits, en collaboration avec les équipes pédagogiques. Placé sous l'autorité de la cheffe du département Gestion Logistique et Transport, ce poste requiert sens de l'organisation, qualités relationnelles et engagement au service des parcours de formation.

Rejoignez-nous si vous disposez d'une solide maîtrise des fondamentaux de la gestion administrative et du secrétariat, et si vous comprenez l'organisation d'une composante universitaire, son offre de formation et son articulation au sein de l'université. Vous connaissez les grands principes de la gestion financière des établissements publics et les mécanismes propres à l'apprentissage, de la conclusion des contrats à leur suivi, et vous êtes à l'aise avec l'environnement institutionnel d'un CFA et de l'enseignement supérieur.

Vous savez appliquer avec rigueur les règles et procédures liées à la gestion des formations, en formation initiale comme en alternance, à l'organisation des examens et aux exigences de sécurité, tout en conservant une vision d'ensemble des diplômes afin de renseigner efficacement étudiants, équipes pédagogiques et partenaires professionnels. À l'aise à l'oral, vous savez prendre la parole devant un amphithéâtre pour accompagner les étudiants tout au long de leur parcours. Votre pratique confirmée des outils bureautiques et des logiciels de gestion administrative universitaires vous permet d'organiser, planifier et sécuriser les activités, tout en apportant un appui précieux aux responsables de formation dans le développement des relations avec les entreprises et la recherche de contrats d'alternance. Vous aimez également transmettre vos connaissances en formant et en accompagnant de nouveaux membres de l'équipe dans l'appropriation des outils, des procédures et des méthodes de travail.

Autonome et force de proposition, vous faites preuve de réactivité et d'adaptabilité face aux situations variées. Votre aisance relationnelle, votre sens de la communication avec l'ensemble des partenaires internes et externes, votre dynamisme et votre engagement vous permettent de vous investir pleinement dans les projets confiés, avec un fort sens des responsabilités et de la qualité du service rendu.